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Visão do RH e do colaborador no software de admissão digital da Colabbe

Entenda tudo sobre o processo de admissão através de uma ferramenta digital e tire o máximo proveito das funcionalidades da Colabbe.

Quem chegou até aqui já entendeu que as transformações ocorridas nas relações de trabalho não podem ser ignoradas, assim como ficou impossível não enxergar as inovações do segmento. Todo este processo de mudança causa algumas dúvidas e a Colabbe está aqui para esclarecer tudo sobre a automatização de operações em RH que traz benefícios tanto do ponto de vista de quem contratada quanto na visão de quem será contratado. Descubra passo a passo como o software da Colabbe proporciona uma experiência única a todos os envolvidos

A automatização e o papel do RH

Automatizar é uma necessidade diante do grande volume de dados que são trabalhados e a quantidade de tarefas que não precisam, necessariamente, ocupar o tempo de um profissional. O objetivo é tornar a rotina mais simples e mais eficiente. 

Desta maneira, não precisa entrar em pânico, pois a função do profissional de RH não será extinta, mas ela também passa por uma transformação. Você está pronto para este grande momento? Já estamos vivendo esta realidade. 

A tendência para o setor de RH é atuar de maneira estratégica para que a empresa possua um diferencial competitivo no mercado da atração à retenção e não perca de vista suas metas e objetivos. 

Outra vantagem ao aposentar as planilhas para triagem de candidatos, arquivos físicos e outras formas de guardar documentos, é proporcionar total adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que está em vigor. 

Com uma solução tecnológica como a plataforma da Colabbe, a coleta, o processamento e o armazenamento de dados que são de responsabilidade do RH estão em segurança. Contar com um software com uma política de segurança de dados também evita que as informações se percam ou sejam invadidas por ataques cibernéticos.

A segurança interna é fundamental. É possível criar papéis com perfis específicos para visualizar determinadas telas ou admissões de colaboradores por empresas ou filiais.

O que muda ao colaborador?

Como profissional de RH, uma grande preocupação é a experiência do colaborador durante todo o processo de admissão. É neste momento que ele tem a primeira impressão de como a empresa é organizada e quanto se preocupa com os funcionários. 

Se o colaborador estiver acostumado com processos de admissão morosos, ineficazes e com erros, vai se surpreender. Com apenas alguns cliques, é possível preencher os dados exigidos, anexar os documentos na própria plataforma e dar sequência ao processo de entrada na empresa. 

No momento do preenchimento dos dados, o colaborador realiza sozinho a sua qualificação cadastral com o eSocial, validando dados como Nome Completo, CPF, PIS e Data de Nascimento diretamente no software da Colabbe. A validação não anula a fase de envio para o e-Social realizada nos sistemas de folha de pagamento, mas representa um grande avanço ao trabalho manual que era feito no passado. 

Confira quais são as 4 etapas da Colabbe que transformam e otimizam seu processo de admissão digital:

Passo 1

O RH envia o convite personalizado com a mensagem de boas-vindas ao novo colaborador

Todo mundo ama uma exclusividade e receber uma mensagem personalizada na etapa de admissão é se sentir acolhido. O colaborador entende que não é mais um número para a empresa e será tratado individualmente como merece! 

Após a etapa de recrutamento e seleção, aproxime e otimize ainda mais a comunicação do RH com o colaborador que está em admissão enviando a mensagem de boas-vindas e o link para preenchimento dos dados via E-mail, WhatsApp e/ou SMS.

E além dos campos que o sistema possui pré cadastrados, você poderá criar campos adicionais, com total flexibilidade, adaptando o sistema ao processo de admissão que a sua empresa necessita. 

Como o sistema é 100% responsivo, ele pode ser acessado de qualquer lugar e se adapta às telas, sejam de celulares, tablets ou computadores. Dessa forma, o novo colaborador poderá decidir a melhor forma para preencher as informações solicitadas.Diante do trabalho remoto, os analistas de RH também podem promover a gestão do processo de admissão de onde estiverem, reduzindo custos de deslocamento.

Passo 2

O colaborador preenche os dados, anexa as fotos dos documentos e faz a qualificação cadastral do eSocial diretamente na solução

Xô, burocracia! Olha aqui de novo a autonomia que citamos, tanto para o colaborador quanto para o time de RH que pode se dedicar a outras tarefas enquanto a etapa está em andamento. 

O sistema da Colabbe possui armazenamento ilimitado (e por tempo ilimitado) para os documentos e fotos dos novos colaboradores, possibilitando a visualização ou download desses dados a qualquer momento.

Passo 3

O RH valida a admissão, integra com a folha de pagamento e envia os documentos para assinatura eletrônica

Tudo isso pode ser feito em tempo real. Analistas de RH visualizam, acompanham, editam e validam instantaneamente as informações que os novos colaboradores estão preenchendo, inclusive a qualificação cadastral no eSocial. E não para por aí! 

Na Colabbe, através de um dashboard, é possível visualizar as informações e realizar a gestão dos dados das admissões enviadas por meio de gráficos, tabelas ou relatórios automatizados.

Passo 4

O colaborador assina eletronicamente todos os documentos enviados pelo RH

As assinaturas eletrônicas eliminam obstáculos e é tudo o que queremos. Fornecer ao novo colaborador a simplicidade de assinar os documentos de qualquer lugar, sem burocracia e sem a necessidade de impressão. Na plataforma, é possível inserir qualquer documento personalizado para assinatura, sem limite de inserções. 

Alguns dos principais documentos que podem ser assinados com a Colabbe:

• Contrato de Trabalho
• Termos de Benefícios: VA, VR, Transporte
• Ficha Cadastral / Registro
• Termo de Confidencialidade
• Termo de Compliance
• Termo de Responsabilidade
• Termo de Banco de Horas

Com a segurança garantida através da tecnologia, a Colabbe certifica através de métodos de autenticação dos usuários que a assinatura realmente é do colaborador. Isso faz com que a assinatura eletrônica seja tão segura quanto uma assinatura em papel e possua validade jurídica.

O sistema Colabbe possui APIs prontas para você customizar a integração com os seus sistemas de Recrutamento e Seleção ou de Folha de Pagamento. Além disso, como nascemos dentro das plataformas do grupo Senior, temos uma integração nativa com o sistema Administração de Pessoal e Gestão de Talentos da Senior Sistemas.

Pronto! A partir de agora, RH e colaboradores estarão conectados como nunca. 

Acompanhe esta evolução e admita a Colabbe como sua parceira. Agende agora mesmo uma demonstração.