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Rotina de Departamento Pessoal: quais são as melhores práticas?

A rotina do Departamento Pessoal de uma empresa é composta por diversas atividades, desde as mais simples até as que demandam muito tempo para sua execução. Em um mundo altamente competitivo, é necessário estabelecer métodos cada vez mais inteligentes para tornar essa rotina otimizada.

Mas quais são as melhores práticas dentro de um Departamento Pessoal? Para te ajudar nessa empreitada, preparamos um artigo exclusivo para você!

Diferenças entre DP e RH

Antes de tudo, vamos esclarecer uma das maiores dúvidas sobre o assunto: qual a diferença entre DP e RH? Se você já fez confusão com os termos ou imaginou que eram sinônimos, agora tudo ficará mais claro. Similares, pois atuam com a gestão de pessoas, DP e RH possuem atividades diferentes na prática e são esses fatores que exploraremos a seguir. 

Em um passado não muito distante, o RH era temido por colaboradores diante da possibilidade de ser convocado para uma conversa e sofrer uma fatídica demissão. Para muitos, a função era somente essa: contratar e dispensar funcionários. Felizmente, essa visão limitada ficou para trás. 

O departamento de recursos humanos passou a ter um papel cada vez mais estratégico planejando processos e promovendo ações de desenvolvimento das equipes. Para o RH, agora o foco é na jornada do colaborador, da experiência desde a admissão ao plano de carreira. Com o apoio da tecnologia, processos operacionais ficaram para trás. 

Já o time que atua no Departamento Pessoal está envolvido em processos administrativos relacionados aos colaboradores como efetuar o pagamento de rendimentos, controlar a folha de ponto dos profissionais, entre outros, que podem gerar problemas legais para a empresa caso não sejam respeitados. 

Agora que já explicamos bem a diferença entre DP e RH, vamos esclarecer quais são as principais rotinas do Departamento Pessoal. E se prepare, porque tem muita burocracia nas obrigações diárias dos profissionais de DP. A tecnologia trouxe alívio à intensa lista de tarefas – e este assunto merece um tópico exclusivo logo mais. 

Quem vive a rotina do Departamento Pessoal sabe bem quais são as atividades executadas, mas elas podem gerar incerteza por quem não habita o território. Conheça quais são elas e não se confunda mais: 

• Acompanhar a legislação trabalhista: com alterações frequentes, é dever do profissional de Departamento Pessoal ter o conhecimento sobre as leis relacionadas ao trabalhador para se manter atualizado e implementar mudanças. Ele é o representante do empregador na justiça do trabalho quando uma ação for movida.
• Registro profissional: para evitar problemas com a legislação, é o DP que realiza o registro da carteira de trabalho do profissional durante a admissão, informa sobre a questão do relógio-ponto e efetua a liberação de crachá, por exemplo. 
• Folha de pagamento: o DP efetua mensalmente o controle e o cálculo de pagamentos como salário e benefícios (plano de saúde, vale-alimentação, vale-transporte, participação nos lucros…) que envolvam o trabalhador. A correta gestão desta tarefa evita prejuízos ao empregador ou ajustes no holerite do colaborador. Apesar de repetitiva e cansativa, pois ocupa grande parte do tempo da equipe de DP, esta função é necessária. 
• Apuração de ponto: é trabalho da equipe de Departamento Pessoal conferir se o colaborador está cumprindo os horários acordados na contratação, calculando todos os meses as horas extras ou faltantes e comunicar as compensações necessárias. 
• Controle de férias: visando evitar um desfalque na equipe ou sobrecarga diante do pagamento da remuneração devida, é dever do DP planejar o período de férias dos empregados em comum acordo com o beneficiário. 
• Pagamento de impostos: promover a gestão e efetuar o pagamento das taxas de rotina do DP, assim como manter encargos quitados de acordo com os prazos estipulados, é mais uma das atribuições do Departamento Pessoal. 
• Processo de demissão e desligamento: é o setor quem deve ser procurado caso o colaborador queira se desligar ou seja demitido. A homologação, junto ao sindicato, também é feita pelo departamento. 
• Alinhamento com RH: por serem complementares, a ação em conjunto entre DP e RH visa atingir metas para ambas as áreas.

Desafios da área de DP 

Um dos maiores desafios de quem atua em Departamento Pessoal é a necessidade de atualização constante – as alterações na legislação são constantes. Para comprovar quanto estas mudanças impactam o trabalho, vamos começar por uma novidade recente que pegou muitos profissionais de DP de surpresa: a integração do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) à rotina do setor. 

O objetivo do eSocial é unificar o processo de fechamento de folha e facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas. O eSocial trouxe grande avanço na relação entre funcionário, governo e órgãos participantes do sistema, mas também gerou dúvidas sobre a plataforma. 

Vinculado ao software que as empresas já utilizam para elaborar a folha de pagamento, o eSocial possui um funcionamento simples, mas com suas particularidades e prazos diferentes para envio de informações referentes a admissões e desligamentos, horas trabalhadas e alterações salariais. Mas não foi tão simples para todas as empresas. Aquelas que insistiam em rotinas manuais, perderam ainda mais a eficiência e ficaram para trás. Esperamos que não tenha sido o seu caso. 

Aliás, a falta de investimento em tecnologia contribui para o atraso do setor e também se torna um desafio, visto que a cobrança por entregas é mantida, mas os processos continuam operacionais ao invés de estratégicos. Somado à burocracia, profissionais da área de DP têm o tempo e energia consumidos por tarefas repetitivas. 

Melhores práticas para o Departamento Pessoal 

Mapeamento

O primeiro passo para a execução das melhores práticas é realizar um mapeamento de todas as atividades realizadas pelo setor. Conhecendo bem todas as necessidades, é possível tornar todos os processos mais eficientes e atender a todas as demandas com mais agilidade e praticidade. Existem inúmeros problemas operacionais que ocorrem em um Departamento Pessoal, como os seguintes:

• Falta de funcionários ou uma equipe grande de mais;
• Processo de recrutamento e seleção muito caros e extensos;
• Excesso de burocracia, custo de tempo, mão de obra e recursos.

O mapeamento ajuda a identificar os pontos de melhoria dentro do departamento e facilitar a execução de todas as atividades.

Estabelecer metas

É muito importante que toda a equipe do Departamento Pessoal atue por meio de metas pré-estabelecidas.

Em um setor onde as atividades são tão importantes e vitais para o bom andamento de uma empresa, conduzir as tarefas sem que haja um planejamento e objetivos a serem alcançados, é extremamente arriscado e, de certo modo, irresponsável. Por esse motivo, adotar um processo de gestão mais estratégico, estabelecendo metas e objetivos para que os membros da equipe tenham um norte e realizem as suas atividades de maneira assertiva.

Digitalize os processos

Atualmente, existem no mercado diversas tecnologias que podem ser utilizadas para otimizar as atividades e rotinas do setor. O Departamento Pessoal é responsável por diversos processos que são realizados de forma manual, tomando muito tempo e mão de obra, além de deixar todas as rotinas muito mais burocráticas do que o ideal. Atrasos com o manuseio de documentos impressos, perdas, demora em obter assinaturas e autorizações, entre outros, acabam prejudicando muito o departamento.

Por meio de softwares, é possível digitalizar inúmeros processos, tornando o Departamento Pessoal mais inteligente e produtivo. Esse tipo de sistema pode trazer diversas vantagens para a empresa, como:

• Reduz custos – utilizando um sistema informatizado, é possível aperfeiçoar o processo de recrutamento e seleção, criar um banco de dados de talentos, solicitar e organizar documentos, etc.

• Confere maior competitividade – por tornar as tarefas mais eficientes e rápidas, a digitalização do departamento confere vantagem competitiva à empresa.

• Maior produtividade – com tarefas digitalizadas, o tempo gasto com atividades burocráticas será reduzido, liberando a equipe para funções mais importantes.

• Segurança – o Departamento Pessoal lida com inúmeros dados sensíveis, que na maior parte das vezes acabam constando em documentos impressos. Com processos digitalizados, é possível armazenar essas informações de forma mais segura, protegendo tanto os proprietários dessas informações, quanto a empresa.

Capacitação 

Quanto melhor preparados forem os membros do time do Departamento Pessoal, melhor será o andamento das rotinas diárias e das atividades exercidas. Além da capacitação, o reconhecimento e a valorização do funcionário possuem um grande papel na produtividade do setor. Uma equipe unida e satisfeita, em um ambiente de trabalho leve, são os principais fatores de um setor mais eficiente e produtivo.

Software de Gestão de Pessoas 

Um sistema de gestão de RH pode ser um grande aliado do setor, principalmente para tornar as rotinas mais simplificadas. Por meio desses sistemas, os gestores podem realizar a integração de dados, monitorar o desempenho de diversos departamentos, organizar documentos e relatórios, entre outros.

Organização

Com a padronização de documentos e métodos de manuseio, o Departamento Pessoal pode evitar diversos problemas com essa tarefa.

Isso porque poderá evitar perdas, arquivamentos incorretos, desperdício de tempo e falhas críticas.

Isso pode ser feito por meio do sistema de gestão de RH ou até mesmo por métodos estabelecidos pela própria equipe. Os arquivos que necessitam de cópias físicas podem ser armazenados de forma otimizada, e aqueles que não são vitais, podem ser armazenados em nuvem, economizando espaço físico e reduzindo riscos.

Confira também esse artigo sobre Departamento pessoal, onde listamos os 5 problemas mais comuns e como resolver.

Automação para profissionais de DP

Para fechar o conteúdo com chave de ouro, destacamos que entre as melhorias que podem ser implantadas para deixar a rotina dos profissionais de Departamento Pessoal mais estruturada e organizada está a possibilidade de dar mais autonomia ao colaborador ao realizar sozinho a sua qualificação com o eSocial. 

Através da plataforma de admissão digital da Colabbe, ele preenche e valida dados como Nome Completo, CPF, PIS e Data de Nascimento. O profissional de DP fica encarregado somente pelo envio para o e-Social realizado nos sistemas de Folha de Pagamento. 

Além disso, a plataforma possibilita que documentos e fotos dos novos colaboradores sejam salvos por tempo ilimitado, com visualização ou download desses dados a qualquer momento, tudo com muita segurança da informação e de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). 

Sabemos que neste momento seus olhos estão brilhando em relação aos benefícios que a tecnologia traz no setor de Departamento Pessoal. E não para por aí: eles vão brilhar ainda mais em um breve bate-papo com nossa equipe. 
Entendendo as particularidades da empresa em que você atua, nosso time está preparado para apresentar outras vantagens que só os usuários da Colabbe conhecem. Ficou curioso? Então agende seu teste gratuito agora.