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Processo de Onboarding no RH e sua importância na Admissão

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Onboarding” é um termo da língua inglesa que pode ser traduzido como “embarcando”. No mundo corporativo trata-se de uma série de processos pelos quais os novos colaboradores passam ao serem admitidos em uma empresa, a fim de promover a socialização do mesmo com os procedimentos, demais membros da equipe e com a cultura organizacional. Esses processos envolvem várias etapas, desde a recepção, orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

O onboarding ideal é aquele que inicia logo após a contratação, quando o funcionário ainda está engajado em executar um bom trabalho e receptivo a orientações, além de adaptar-se com maior facilidade. Porém, esse procedimento deve se estender até que o funcionário esteja à vontade em sua função.

Essa prática exige um grande planejamento por parte do setor de RH, pois no contexto atual, ele é o maior responsável por motivar os funcionários e manter um bom clima organizacional.  

Apesar da grande importância, muitas empresas ainda ignoram o processo de onboarding e acabam somente apresentando de forma breve e inespecífica a organização como um todo. Essa falha acaba impactando diretamente na receptividade da empresa por parte do funcionário, pois a transformação digital torna o mercado cada vez mais competitivo, e as empresas que investem e valorizam seus talentos se tornam mais atraentes para os profissionais. 

Um onboarding bem estruturado pode ser o maior aliado do RH na hora de reter talentos e integrar novos colaboradores, além de familiarizá-los com a cultura organizacional da empresa.

São tópicos a serem levados em consideração no momento de estruturar o onboarding:

  • Conformidade: Ensinar as regras e regulamentos legais e relacionados a políticas básicas da empresa aos colaboradores.
  • Esclarecimento: Garantir que os novos colaboradores compreendam suas funções e os objetivos e metas em torno delas.
  • Cultura: Processo de transmitir aos novos colaboradores normas organizacionais da empresa – tanto formais quanto informais.
  • Conexão: Relações interpessoais essenciais e redes de informação que os novos funcionários devem estabelecer e priorizar dentro da empresa.

Como estruturar o onboarding de novos colaboradores?

1. Informações claras no ato da contratação

Salários, benefícios, período de experiência, data de início, entre outras informações, precisam ser bem especificadas no momento da contratação. Para facilitar o acesso do candidato elas podem ser encaminhadas via e-mail. O dia da semana ideal para que uma integração se dê início é a segunda-feira, pois assim a empresa tem à disposição uma semana ininterrupta para inseri-lo na equipe.

2. Faça o colaborador sentir-se esperado

É importante para o colaborador sentir-se bem-vindo. Demonstre isso a ele e deixe tudo planejado para seu início na empresa, principalmente em seu setor de trabalho. Envie um e-mail ou mensagem com antecedência que demonstre a satisfação da empresa em recebê-lo como novo membro. A equipe também deve estar preparada para receber o novo talento. Enviar um e-mail para o time de modo a apresentar o funcionário que está para chegar é uma forma de familiarizar os colaboradores com o novo integrante antes do início da sua jornada profissional na empresa.

3. Crie um evento de boas-vindas

Criar um evento de boas-vindas no primeiro dia de trabalho do profissional também faz parte de um onboarding eficaz. Defina uma data com os demais departamentos e convide os integrantes da equipe para se apresentarem ao recém-contratado.

Mesmo que ele já tenha algumas informações, é importante aproveitar o contato inicial para contar a história da empresa, seus valores, fundadores e quais são os objetivos e missões para o futuro. É o momento ideal também para repassar regras, trajes adequados e ocasiões que pedem vestimentas e outros diferenciais e a estrutura geral da empresa, para que o colaborador saiba a quem se direcionar conforme a necessidade. 

4. Ofereça um tour pela empresa

Conhecer a empresa é essencial para o primeiro dia do recém-contratado. Isso o ajuda a sentir-se mais confortável e familiarizado em seu ambiente de trabalho. Apresente os demais funcionários e integre a equipe de maneira menos formal. Inclua líderes e, se possível, os grandes executivos na apresentação. CEO’s acessíveis e receptivos é um fator motivacional para qualquer profissional. Esteja disponível para esclarecimento de dúvidas e auxiliar sempre que possível, o mesmo vale para os líderes diretos. Apresente cada detalhe da empresa: Localização de cozinha, banheiros, impressoras, entre outros. 

5. Organize o ambiente de trabalho

Manter o ambiente de trabalho organizado é uma forma de não deixar o novo funcionário perdido no primeiro dia. Organize seus materiais e deixe separado tudo o que será utilizado. Bilhetes ou qualquer outro tipo de agrado é sempre uma boa alternativa. Deixe disponível também um informativo impresso com o número dos ramais, descrição da área, responsáveis, etc. informações básicas são essenciais em períodos de adaptação. Estabeleça a programação para a rotina de trabalho e entregue ao recém-chegado um cronograma com os compromissos e as metas para o dia. Essas pequenas ações farão com que o novo colaborador se sinta aguardado e bem recebido.

6. Selecione um funcionário para auxiliar na integração

No primeiro dia de trabalho surgem diversos questionamentos na mente do recém-chegado: os nomes das pessoas, a localização de departamentos, onde ele pode tomar seu café, entre outras questões. É parte da função do RH esclarecer o máximo de dúvidas possíveis. Um recurso que pode auxiliar em um primeiro momento é a elaboração de um guia detalhado que inclua as principais indagações ocorridas nos primeiros dias de admissão, facilitando ao colaborador recorrer às respostas sempre que necessário. Também é interessante a presença de um funcionário que esteja há mais tempo na empresa para tirar eventuais dúvidas relativas à área do recém-chegado, e, caso não consiga responder todos os questionamentos, orientar o mesmo a se dirigir ao departamento de RH.

A importância do onboarding no contexto atual

O processo de onboarding é um diferencial muito compensatório de se possuir em um mercado competitivo que passa por constantes transformações. O mundo pós-pandêmico está exigindo das empresas que reinventem processos e criem ambientes saudáveis e inovadores para atrair e reter os melhores talentos. Neste cenário, o maior desafio da área de Recursos Humanos tem sido exercer um papel mais estratégico e investir no principal ativo das organizações: o Capital Humano.

Diante do atual cenário empresarial e econômico, o RH deve atuar em processos que irão gerar maior valor para a organização. Nesta transformação, processos até então burocráticos precisam ser otimizados para que os profissionais de RH possam atuar em torno de todo o bem-estar pessoal e organizacional, sem perder tempo com processos tradicionais e morosos.

O processo de integração de novos colaboradores também pode ser otimizado por meio do uso da tecnologia. Existem ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar na gestão de RH, tornando o processo de contratação e integração simples e eficaz. Um time devidamente alinhado com a cultura e os objetivos da empresa gera engajamento e melhor posicionamento da organização no mercado competitivo.

Uma boa admissão é garantia de nenhuma dor de cabeça futura. Aposte na melhor contratação disponível no mercado: Venha para a Colabbe!

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