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Como funciona um processo de admissão

O mundo vem sofrendo um crescimento desenfreado graças ao período pós-pandêmico (também conhecido como “Novo Normal”). Junto desse crescimento, a transformação digital e o colapso econômico, houve um aumento na competição pelos melhores talentos do mercado. Por isso, ter um processo de admissão bem estruturado é fundamental para que a empresa esteja sempre um passo à frente de seus concorrentes.

O processo admissional é constituído por várias etapas que formalizam a contratação de novos funcionários e é considerado um dos processos mais importantes do setor de Recursos Humanos.

O início do processo de admissão se dá pela constatação da necessidade de uma contratação, a abertura da vaga e sua divulgação. Os candidatos que melhor correspondem à vaga participam do processo seletivo. finalmente, os aprovados recebem uma proposta. Uma vez aceita a proposta, o colaborador passa pelos trâmites burocráticos de contratação: Envio de documentos, exame admissional, etc.

Todo esse processo deve seguir as leis regidas pela CLT, determinando os direitos e deveres que empregados e empregadores possuem durante a admissão. Mas, muito além do aspecto jurídico, é preciso atender às demais expectativas dentro deste processo: 

• Como garantir que a contratação tenha atendido aos interesses e ao fit cultural da empresa?
• Como proporcionar ao recém-contratado a integração e engajamento necessários?

O papel do profissional de RH é mais do que gerir entradas e saídas: seu papel tem se estendido para muito além dessas atividades, focando nas relações humanas, no equilíbrio corporativo e em rotinas mais relevantes para o crescimento da organização.

Qual é a importância do processo admissional?

Profissionais devidamente alinhados com a cultura da empresa e bem engajados é garantia de geração de lucro e otimização de serviços. Consequentemente, medidas para recrutar, selecionar e integrar pessoas são componentes essenciais da estratégia de negócios. Conhecer a cultura, missão e valores da empresa é essencial nesse processo.

Também é preciso adaptar processos para o atual contexto global caso a empresa queira sobreviver no mercado competitivo, o que exclui, por incompatibilidade, processos de admissão tradicionais, burocráticos e morosos.

Como realizar uma admissão?

A forma mais eficaz de evitar erros e ser bem-sucedido na admissão de colaboradores é planejar todo o processo com cautela e conhecer previamente todas as etapas, montar listas de verificação com os tópicos necessários e acompanhar todos os detalhes do trabalho já realizado.

Tipos de contrato de trabalho

Todo contrato de trabalho é válido, desde que esteja de acordo com a CLT e atenda às necessidades da empresa.

1. Contrato por tempo indeterminado: É um contrato sem data prevista para encerramento. Nesse formato de contratação, as rescisões  ocorrem somente via demissão ou pedido de dispensa.

2. Contrato de experiência: Ao contrário do contrato por tempo indeterminado, esse possui um período pré-definido, com duração de até 90 dias, podendo ser dividido em até 2 partes (45/45 ou 30/60, por exemplo)

3. Contratação temporária: Tem prazo de duração de até 2 anos, podendo ser prorrogada por mais 2. Ocorre geralmente em atividades de temporada (finais de ano, alta turística, etc.) ou por empréstimo (como é o caso de jogadores de futebol e atores/cantores que transitam entre emissoras)

4. Trabalho autônomo: Trabalhador autônomo é aquele que não possui vínculo empregatício. A contratação de autônomos geralmente se dá por projetos específicos, com planejamentos e execuções sem que o contratado responda a nenhum subordinado. 

5. Contrato de Estágio: Assim como no trabalho autônomo, o estágio não configura vínculo empregatício, mas existe um termo de compromisso que deverá conter as atividades a serem desempenhadas pelo estudante de forma clara e definida.

6. Jovem Aprendiz: O programa Jovem Aprendiz é uma iniciativa federal que estimula empresas e órgãos públicos a contratar jovens de 14 a 24 anos, incluindo PNE’s. 

A proposta do programa é integrar estudo e prática, de acordo com a Lei da Aprendizagem. A jornada diária do aprendiz não deve superar 6 horas diárias, salvo casos em que o jovem já tenha completado o ensino fundamental, o que torna 8 horas o prazo diário permitido, levando em conta o tempo destinado aos estudos.

Na condição de aprendiz, o contratado tem direito a salário, vale-transporte, 13º salário, férias, FGTS, tudo devidamente registrado na CTPS. O tempo de contrato não deve superar 2 anos, salvo PNE’s. (Fonte: Agência Brasil)

Etapas da admissão

Comunicar o empregado

Após negociar com o candidato e com o contrato devidamente firmado, a empresa deve redigir uma proposta, que precisa conter:

• Documentos necessários
• Prazo para a entrega de documentos
• Data do exame admissional
• Data de início
• Condições de contratação

Elaborar o contrato

A melhor maneira é complementar às anotações com um documento, em que constem todos os termos e condições da contratação, além do registro na CTPS. 

Esse contrato deverá conter:

• Remuneração
• Jornada de trabalho
• Data de admissão
• Tipo de contratação
• Direitos e deveres de ambas as partes

É possível negociar tudo aquilo que não é considerado ilegal pela legislação. Planos de carreira e remuneração, adicionais, planos de saúde e outros benefícios podem compor as cláusulas do contrato. 

Graças à automação de serviços, muitas empresas têm se valido de recursos eletrônicos para entrega e recebimento de documentações, dentre eles a assinatura digital, uma ferramenta validada e aceita juridicamente que permite a gestão de contratos e formulários empresariais, tornando o manuseio de documentos rápido e eficiente.

Registro de informações na CTPS

As informações principais do contrato também constarão na CTPS. A partir da entrega do documento, a empresa tem 48 horas para registrar:

• Informações do empregador
• Cargo
• Classificação Brasileira de Ocupação
• Posição do colaborador nos livros da empresa
• Data de admissão
• Remuneração
• Condições especiais*

*“condições especiais” é o termo utilizado para definir todas as diretrizes que possam diferir do que está determinado às jornadas de trabalho (meio-período, regime de 12×36, etc.)

Registrar a admissão no eSocial

O cronograma para implementação do eSocial chegou à etapa de inclusão dos eventos não periódicos — que não se repetem mês a mês, semestre a semestre, ano a ano etc. — por todas as entidades privadas, desde 2019.

A admissão de colaboradores deve seguir por esse caminho em substituição às comunicações ao Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal. Essa mudança otimiza tempo, pois basta preencher os dados e enviar a documentação exigida na plataforma digital.

O prazo para envio de documentos é no máximo 1 dia útil antes do início da jornada de trabalho do contratado, porém, com informações pessoais do contratado em mãos (CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado) é possível realizar um registro preliminar, que confere um prazo de mais 7 dias para regularizá-lo. 

Demais etapas do processo de admissão

• Agendamento de exame admissional
• Entrega de termos adicionais (solicitação do vale-transporte ou banco de horas) para conferência e assinatura do contratado
• Atualizar o livro de funcionários
• Nos casos em que a CTPS for registrada de forma digital o empregado poderá acompanhar as informações pelo aplicativo ou pela internet
• Caso seja registrada fisicamente realizar a entrega da CTPS atualizada

Documentos obrigatórios para a admissão de novos funcionários

Todas as etapas do processo de admissão exigem informações presentes nos documentos pessoais do contratado, além de outros documentos. Listamos aqui os principais:

• Foto 3×4 para o livro de empregados
• Carteira de Trabalho e Previdência Social*
• Documento de Identidade
• Comprovante do CPF
• Número do PIS/PASEP
• Título de eleitor
• Comprovante de endereço
• Certificado de reservista (homens maiores de idade)
• Certidão de nascimento dos filhos
• Caderneta de vacinação ou equivalente (filhos até 6 anos de idade)
• Comprovante de invalidez (dependente maior de 14 anos)
• Declaração de frequência escolar emitida pela instituição de ensino (filhos maiores de 6 anos)
• Diplomas e certificados de conclusão
• Carteira de Motorista
• Carteira de Conselho Profissional

* O aplicativo da CTPS existe desde 2017, mas não substitui o documento físico. Desde 23 de setembro de 2019 a CTPS em documento físico não é mais necessária (na grande maioria dos casos). Basta o trabalhador informar o número do CPF no momento da contratação. Para o empregador, as informações prestadas no eSocial substituem as anotações antes realizadas no documento físico, conforme Portaria SEPRT Nº 1065 de 23 de setembro de 2019 e Portaria Nº 1.195, de 30 de outubro de 2019.

Nos casos em que a empresa utiliza registro em CTPS física, somente ela deverá ser apresentada em formato de documento original, os demais podem ser cópias (com ressalvas, caso a empresa necessite verificar as autenticidades dos demais documentos). A retirada e entrega da carteira de trabalho deverá ser registrada para que não existam divergências sobre entrega e recebimento. 

O exame admissional

O exame admissional é uma avaliação médica do colaborador que deve ser feita antes de iniciar as atividades dentro de uma empresa. Ele faz parte do processo de admissão e é obrigatório segundo o artigo 168 da CLT. O principal objetivo desse teste é conferir a saúde do funcionário, provando que ele está totalmente apto à função que vai desempenhar. 

Essa avaliação médica é imprescindível aos novos contratados de qualquer empresa, independente do porte e da quantidade de funcionários. Nela são verificadas: A pressão arterial, resultados de exames laboratoriais, frequência cardíaca, histórico de doenças familiares e o quadro clínico geral do contratado.

Exames como o de gravidez ou HIV não podem ser solicitados. O principal objetivo do exame admissional é comprovar se o profissional está apto a exercer as atividades propostas pelo empregador, sendo um benefício de mão dupla, já que garante uma experiência segura para contratante e contratado. 

Benefícios de uma admissão bem estruturada

1. Redução de custos: Um processo admissional assertivo garante menor índice de turnover, o que constitui na redução de gastos com demissões e novas contratações.

2. Menor risco jurídico: Uma admissão bem estruturada caminha de acordo com as leis trabalhistas, evitando stress desnecessário com processos. 

3. Melhor estratégia de negócios: Contratações assertivas garantem um ambiente de trabalho que melhor corresponda às expectativas e valores da empresa, além de ser extremamente positivo para o desenvolvimento de estratégias de negócio.

Evite dor de cabeça com uma contratação equivocada!

Não existe segredo quando o assunto é admissão: Basta ter uma lista de tópicos necessários e segui-las à risca, sem esquecer prazos ou documentações. 

Faz parte de uma estratégia de muito sucesso nas melhores empresas a adoção de softwares especializados que auxiliam na organização de documentos e informações, tudo ao toque de um botão. Uma admissão assertiva e ágil traz todas as garantias de uma contratação certeira e, consequentemente, o alcance de objetivos e metas estabelecidos pela empresa.

A Colabbe tem como objetivo transformar processos de RH. Com uma solução completa de admissão digital, levamos inovação, tecnologia, produtividade e redução de custos para o seu RH. Quer saber mais sobre como a Colabbe ajuda o seu negócio a otimizar tempo sem nenhuma burocracia? Converse com um dos nossos consultores e começe hoje essa transformação na sua empresa.