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Por que a admissão digital deve ser parte do seu RH?

Ainda existem muitas dúvidas em relação às tendências que estão surgindo com a transformação digital do RH. Conheça uma delas: a admissão digital, saiba o que é e qual a importância de aderir esse modelo na sua empresa.

O setor de Recursos Humanos está passando por mudanças ligadas à transformação digital que vem acontecendo nos últimos anos. 

Hoje o setor precisa ter um olhar mais estratégico, voltado para o negócio, diferente do Departamento Pessoal de alguns anos atrás, pensado apenas para a Administração de Pessoal e Folha de Pagamento, em que estar de acordo com a legislação e realizar o pagamento em dia era a garantia de sucesso.

O tempo mudou, as rotinas evoluíram e a tecnologia trouxe novas possibilidades de modernização, gestão e melhoria de processos, mas, por outro lado, também trouxe grandes desafios para as empresas, pois estas precisam se reinventar e estar sempre inovando.  

Na busca constante para se reinventar, o setor de Recursos Humanos precisa encontrar caminhos mais eficientes e que ajudem a melhorar a gestão das pessoas e um desses caminhos, portanto, é aderir a admissão digital.

Neste artigo vamos entender o que é a admissão digital e como essa tendência pode ajudar a automatizar os processos do seu RH, bem como proporcionar uma experiência inovadora nas contratações. Boa leitura!

Quando falamos no processo de admissão, o que pensamos?

Sem dúvidas o processo de admissão ainda é um dos maiores gargalos do setor de Departamento Pessoal, pois está ligado a muitas etapas como: recrutamento e seleção, formalização do contrato de trabalho e integração do novo colaborador. 

É por isso que quando pensamos nesse processo, vinculamos que muitas das ações realizadas nas etapas são morosas e burocráticas.    

O processo de admissão de novos funcionários exige muita atenção e um padrão rígido a ser seguido, pois tudo deve estar de acordo com a lei, sem erros e com muita segurança no armazenamento dos dados, tudo isso para evitar problemas futuros.

Diante de toda a burocracia presente nas rotinas do setor de RH, várias tecnologias estão surgindo para integrar o departamento pessoal à gestão de pessoas, a fim de facilitar não só a vida dos profissionais de RH e gestores, mas também dos próprios colaboradores. 

Trazendo experiências inovadoras, otimizando processos, minimizando retrabalhos, integrando os diferentes canais e contribuindo para o aumento da qualidade das ações.

O que é admissão digital e por que ela é uma tendência para o setor de RH?

Admissão digital ou admissão on-line é o processo de formalização da contratação de novos funcionários com a ajuda de meios tecnológicos. 

Ela é uma das várias tendências do RH digital e vem revolucionando as experiências tanto do empregado quanto do empregador, agregando muito valor para ambos.

Isso porque o modelo transforma os processos totalmente operacionais, onde o Departamento Pessoal é o mediador da relação burocrática entre o empregado e o empregador, coletando manualmente toda a documentação e cuidando dos contratos firmados entre ambos.

Toda essa mudança não significa que as atividades burocráticas irão deixar de existir, muito pelo contrário, elas ainda farão parte de todo o processo, porém com o uso da tecnologia os processos operacionais se tornarão automatizados. 

A admissão digital vem para ajudar o RH a se reinventar e ser mais estratégico, fazendo com que o setor gaste menos tempo com o trabalho braçal e se dedique mais para as pessoas, colocando elas como parte principal do plano estratégico.

Por que a admissão digital é importante?

Aderir ao processo de admissão digital é importante não só porque torna o RH mais moderno ou digital, mas porque faz com que o setor:

• Alcance seus melhores resultados;
• Acrescente mais produtividade à empresa;
• Economize recursos;
• Ganhe tempo; 
• Elimine e transforme algumas etapas do processo de contratação.

Certamente, ao aderir o processo de admissão digital a empresa engaja o novo colaborador para que ele tenha uma melhor experiência desde o primeiro contato. 

Ao mesmo tempo em que utiliza a tecnologia para automatizar o processo interno, pois pode acompanhar e verificar o andamento das admissões em tempo real.

Como a Colabbe pode te ajudar a aderir o processo de admissão digital?

Primeiro de tudo vamos iniciar falando sobre a importância de adquirir um software que ajude a simplificar a contratação de novos colaboradores e que diminua o tempo gasto com as atividades manuais, ou seja, uma ferramenta com viés estratégico. 

Este é o primeiro critério a ser levado em conta ao escolher um software para admissão digital.

A solução de admissão digital da Colabbe foi criada para agilizar o processo admissional e também para fornecer uma experiência inovadora para os novos colaboradores. Com ela é possível:

• Enviar um convite para o novo colaborador, via SMS e/ou e-mail, com conteúdo personalizado para iniciar o cadastro;
• Aumentar o tempo do RH e investi-lo em desafios mais estratégicos, eliminando as pilhas de documentos sobre a mesa, o arquivamento de papéis e a digitalização manual dos dados;
• Evitar que o novo colaborador precise se deslocar várias vezes até a empresa e tirar várias cópias de documentos;
• Realizar a qualificação cadastral de forma automática e simultânea, antecipando possíveis inconsistências e correções pelo eSocial;
• Proporcionar uma comunicação mais efetiva entre o RH e o novo colaborador, aproximando-os. O RH dá suporte às dúvidas pela própria solução;
• Monitorar o andamento das pré-admissões em tempo real, garantindo uma gestão efetiva e o cumprimento dos prazos estipulados;
• Integrar os dados das pré-admissões com os sistemas de Recrutamento e Seleção e de Folha de Pagamento.

Agora que você já sabe o que a Colabbe proporciona para a sua empresa ao aderir a admissão digital, leia abaixo e descubra mais sobre essa transformação dentro do seu processo. 

Solução transformadora para empresas

A admissão digital é uma solução transformadora para empresas e novos colaboradores. Afinal, cada vez mais estamos passando por mudanças no mundo corporativo e continuar investindo em processos manuais não é uma boa alternativa.

Essa ferramenta tecnológica é o primeiro passo do Onboarding, há estudos que apontam que um Onboarding bem estruturado é responsável pelo permanecimento dos colaboradores por mais de três anos.

Saiba o que é Onboarding e como embarcar nessa transformação digital que chegou para o RH.

Onboarding digital: o que é?

Onboarding digital é um processo que acontece quando um novo colaborador entra para a empresa. 

O objetivo do Onboarding digital é contribuir para que os novos colaboradores se socializem e desempenhem suas tarefas de maneira eficiente e gradativa.

A integração online, através de um processo de admissão digital, permite a comunicação com os novos colaboradores à distância, otimizando o tempo. 

Esta forma de comunicação não se restringe ao início de vigência do novo contrato de trabalho, visto que é possível continuar a fazer esta integração ao longo do primeiro momento na empresa, ou seja, não há necessidade de ter departamento ou colaboradores específicos para realizar este processo.

Para compartilhar informações com segurança basta criar um recurso para que cada pessoa possa participar do Onboarding digital.

Através de um processo de admissão digital e documental mais aprofundado, dirigido aos novos colaboradores, é possível eliminar, automaticamente, as confusões e dúvidas sobre quais são as suas responsabilidades.

Portanto, abaixo, vamos mostrar mais sobre a admissão digital, como ela funciona e quais as vantagens! Confira! 

Como funciona? 

O processo de admissão é parte importante da rotina do setor de RH. No entanto, o modelo mais usado até então pelas empresas, é visto como um processo burocrático e analógico, que torna a contratação muito mais demorada e cansativa.

Dessa forma, a admissão digital surge com um sistema intuitivo e muito fácil de ser usado. 

Ou seja, a admissão digital garante que a entrega dos documentos seja digitalizada, eliminando toda aquela papelada da contratação, além de muitos outros benefícios que ainda veremos neste artigo. 

Portanto, ela funciona da seguinte forma: 

• é o próprio colaborador que preenche o cadastro;
• os documentos são anexados e enviados todos por smartphone, tablet ou computador, o que evita arquivos e fichários físicos;
• o  RH faz o monitoramento on-line do processo de entrega dos documentos;
• os documentos são digitalizados e arquivados de forma prática, rápida e segura;
• O sistema faz a validação dos dados do colaborador junto aos órgãos do governo para verificar se existe alguma inconsistência, garantindo a integridade das informações. 

Por que usar?

Sabemos que uma das principais dificuldades da contratação é justamente o tempo gasto e a burocracia para que o novo colaborador possa iniciar na empresa. 

Certamente, com o processo de admissão digital, a empresa surpreende o novo colaborador para que ele tenha uma melhor experiência desde o primeiro contato. 

Tudo isso ao mesmo tempo em que utiliza a tecnologia para automatizar o processo interno, pois é possível que o RH acompanhe e verifique o andamento das admissões em tempo real.

Agora confira quais são os benefícios da admissão digital na prática! 

Quais são os benefícios da admissão digital? 

Há muitas vantagens ao adotar esse modelo para aumentar a produtividade do RH e também para proporcionar a transformação digital na empresa. 

Portanto, veja abaixo os principais benefícios:

1. Processos mais ágeis

Os processos que utilizam dessa tecnologia sempre serão mais rápidos do que os que ainda utilizam os meios tradicionais. 

A agilidade gera valor para as contratações, facilidade e uma ótima experiência no primeiro contato como funcionário da empresa. Lembre-se de que processos lentos tendem a desmotivar os colaboradores.

 2. Mais facilidade na gestão dos documentos

A admissão digital elimina a necessidade do profissional de RH ter que procurar por documentos em arquivos físicos. Basta alguns cliques e uma busca no sistema para que as informações sejam encontradas de forma rápida e simples.

Além disso, a digitalização dos documentos traz inúmeros outros benefícios, como a agilidade nos processos e uma gestão mais eficiente e segura. Assim, é possível economizar tempo e compartilhar informações de forma imediata.

3. Economia de tempo e dinheiro

Todas as vantagens do processo de admissão digital levam para uma mesma confirmação: a economia de tempo dos profissionais de RH. 

Sendo assim, essa economia gera mais produtividade e permite que o profissional possa atuar de forma mais estratégica em outras atividades do setor.

Além disso, assim como para a empresa há uma redução de custos, o novo profissional também elimina gastos com cópias de documentos e transporte até a empresa. 

4. Experiência inovadora para o colaborador

O primeiro contato do novo colaborador com a empresa é por meio do RH. Então, é muito importante que ele tenha uma boa imagem do setor, mesmo antes do seu primeiro dia de trabalho, porque, afinal, a primeira impressão é a que fica.

Certamente, com a admissão digital é possível surpreender o novo colaborador, pois evita deslocamentos desnecessários, resolvendo tudo de forma on-line, além do conforto de casa. A imagem que ele terá é de uma empresa inovadora e moderna. 

5. Diminuição de gastos com papel

Você sabe que o processo de admissão exige uma papelada e tanto. Por isso, a admissão digital vem de encontro a essa prática, reduzindo drasticamente o desperdício de papel. 

Isso impacta positivamente para a sustentabilidade e imagem do negócio, pois empresas que pensam no meio ambiente agregam valor à marca.

6. Redução de atividades manuais

O tempo economizado com processos manuais pode ser gasto no que realmente importa: as ações estratégicas do RH. 

Ao adquirir um sistema para automatizar o processo de admissão, além de aumentar a produtividade do seu RH eliminando em grande parte os processos manuais, a empresa também tem uma gestão mais segura e eficiente dos dados.

7. Redução nos riscos trabalhistas

Documentos digitalizados e/ou nato digitais tem viabilidade jurídica? O processo de admissão pode ser feito por uma ferramenta web? A resposta é sim, os documentos digitalizados são válidos judicialmente. 

A lei Nº 12.682, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, criada em 2012, diz que:

Art. 1 – A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Portanto, os documentos digitalizados ou nato digitais são válidos para o fechamento da contração e reduzem os riscos trabalhistas da seguinte forma:

• menos falhas humanas: a empresa diminui os riscos de preencher informações erradas;
• melhor organização e controle da documentação: tudo em único lugar com uma gestão de documentos mais eficiente;
• não perde prazos: a empresa acompanha tudo em tempo real;
• sincronização de informações no eSocial: evita retrabalhos com dados duplicados, documentos divergentes, entre outros.

Como vimos, a empresa só tem a ganhar com a admissão digital. Além do RH e do novo colaborador, os demais setores também são impactados positivamente, pois, uma vez que os processos do RH estão otimizados, sobra muito mais tempo para investir na parte mais importante de uma empresa: as pessoas. 

Gostou deste artigo? Então, confira como a carteira de trabalho digital permite mais transparência na relação entre empregados e empregadores.  


Publicado em: 01/11/2019 e Atualizado em: 17/12/2020