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Otimização de tempo no RH: concentrando-se na eficácia

Tanto se tem falado sobre otimização, organização e gestão do tempo. Isso porque além do assunto estar em alta, sabemos que nunca precisamos de tanto tempo no meio corporativo como nos dias de hoje e além disso, que esse tempo seja muito bem investido.
Neste artigo vamos explorar um pouco a visão de tempo no contexto do RH e entender em quais universos ele precisa ser otimizado. Boa leitura!

Com certeza você já ouviu falar naquela frase que “tempo é dinheiro”, não é mesmo? Isso se torna ainda mais verdadeiro para quem é responsável pela gestão de equipes. Cada minuto desperdiçado e a falta de produtividade em tarefas operacionais, que não levam a lugar algum, geram prejuízos para a equipe e mais ainda para a empresa.

Por que o tempo é tão importante para o setor de RH?

Ser um profissional de RH significa ter que gerenciar o tempo de maneira eficiente e produtiva. As tarefas administrativas desempenhadas pelo setor exigem um alto nível de concentração e algumas delas levam um período longo.

Além de gerenciar a folha de pagamento, o setor também é responsável pelo registro dos funcionários, por buscar e classificar currículos e realizar os testes e entrevistas para a admissão de novos funcionários. Com tantas responsabilidades, o RH tem o sentimento  que nunca há tempo suficiente para fazer tudo.

Para ajudar a diminuir o acúmulo de tarefas, a automação pode ser a melhor alternativa. Hoje, vivemos em um mundo em que a tecnologia se faz presente para tornar nosso trabalho mais fácil e rápido. Em vez de contratar equipes adicionais para distribuir as tarefas, que tal pensar em um orçamento para investir em automação?

Porém, antes de qualquer coisa, é necessário entender em quais atividades o setor de RH investe mais tempo e quais dessas atividades podem ser automatizadas. Pensando neste contexto, reunimos alguns processos que são considerados demorados e burocráticos para o setor:

Recrutamento de novos colaboradores

O processo de contratação é hoje um dos maiores desafios para o setor de RH. Além de contratações assertivas, o RH precisa conduzir bem o processo seletivo, a fim de trazer os melhores candidatos para empresa e mais que isso, gerar uma ótima experiência para eles. Uma má contratação, além de gerar gastos também  prejudica todo o funcionamento da organização.

Automatizar as etapas do processo seletivo é uma das maneiras mais adequadas para trazer agilidade e benefícios para a condução da vaga. Com a tecnologia é possível entender o cenário geral e simplificar boa parte do trabalho, tornando a seleção de pessoas menos trabalhosa e mais rápida.

Gerenciamento de e-mails

Você recebe quantos e-mails por dia? Embora pareça algo corriqueiro, verificar e responder e-mails pode demorar um dia todo. Uma dica para gerenciar melhor o tempo é classificar os e-mails com base na prioridade. 

Além disso, é possível considerar um software, como a intranet por exemplo, para ajudar a compartilhar as informações com os funcionários de maneira mais rápida e eficiente. Um software também pode ajudar no compartilhamento de e-mails específicos, como convite para entrevista, convite para reunião, entre outros.

Gestão dos dados

A gestão dos dados dos funcionários também é um desafio para o RH, ainda mais quando a empresa possui muitos  funcionários e mantém os dados em arquivos impressos. Além de ter que possuir um amplo espaço para armazenar esses arquivos em pastas e prateleiras, é demorado e nada prático encontrar alguma informação no meio de tanta papelada. Para automatizar esse processo, nada melhor que possuir um software para digitalizar os dados. O software ajudará a encontrar as informações apenas digitando o nome ou o número de identificação do funcionário.

Processos de desligamento e afastamento

A tecnologia também pode facilitar e agilizar os processos de desligamento e afastamento  dos funcionários, assim como faz com o processo de admissão. O desligamento de um funcionário, possui várias atividades que precisam ser realizadas pelo setor de RH.

Com um software  é possível otimizar a coleta e o processamento dos documentos. Além disso, a exclusão e atualização de dados após a demissão também pode ser realizada através do próprio  sistema.

Contabilidade e gerenciamento da Folha de Pagamento

O gerenciamento da folha de pagamento e a contabilidade podem ser as tarefas que mais tomam tempo do setor de RH, pois é preciso lidar com o cálculo da folha de pagamento da empresa com base em todos os processos, legislação e variáveis que o setor de RH precisa estar de acordo antes de fechá-la. 

Ao automatizar esses processos, além de ser muito mais rápido o cálculo também é possível minimizar a falha humana e  salvar todos os registros de pagamento, para que possa ser revisado sempre que necessário. Essas são apenas algumas das muitas atividades que o setor de RH pode otimizar. Com mais tempo e recursos disponíveis, o RH consegue reorientar os esforços para o gerenciamento de questões estratégicas. 

Em um resumo de tudo vamos conhecer algumas estratégias que ajudarão a otimizar o setor de Recursos Humanos:

Melhoria contínua de processos: transformando as operações de RH mais eficientes

O primeiro passo para a melhoria de processos é realizar uma auditoria dos processos existentes e identificar as oportunidades de melhorias. Nesse caso podemos incluir  a automação, que pode reduzir o tempo do RH para desempenhar e concluir os processos. 

O próximo passo é implementar a melhoria contínua, usando análises para tomar as decisões nas oportunidades de otimização. O valor da otimização de processos é amplo, pois  não só aumenta o tempo do RH, mas também gera uma qualidade de serviço para os funcionários, o que, por sua vez, colabora com a experiência positiva dos funcionários e engajamento deles. Isso significa que não só o RH será mais produtivo, mas é provavelmente que os funcionários também.

Tecnologia de automação: eliminando as tarefas manuais

A tecnologia tem o poder de nos ajudar a redesenhar as operações de RH para serem mais eficiente possível. Os fluxos de trabalho e os processos automatizados eliminam muito trabalho manual e demorado do RH, principalmente quando a automação tem a capacidade de atuar em vários processos. 

Além disso, a automação ajuda na conformidade, garantindo que todas as etapas sejam efetuadas. Isso fornece uma experiência além do esperado, pois as solicitações dos funcionários são resolvidas com mais rapidez e consistência.

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Experiência do Usuário: garantindo a satisfação do funcionário e também do setor de  RH

Esse é um ponto de destaque para o RH com a automação: proporcionar aos funcionários interações positivas nos serviços. Quaisquer experiências negativas no trabalho podem afetar profundamente a satisfação dos funcionários, o que, por sua vez, afeta a produtividade, a qualidade do serviço que seus funcionários prestam aos seus clientes e também a marca da sua empresa.A moderna tecnologia de RH permite que o RH forneça interações no mundo dos serviços que atendam às expectativas de tecnologia dos consumidores de seus funcionários. Com uma experiência do usuário fácil e intuitiva, o RH e os funcionários têm exatamente o que precisam para realizar o trabalho. Um excelente serviço de RH significa que os funcionários não ficarão esperando por um longo tempo, uma resposta para os processos. Eles podem contar que serão respondidos  mais rapidamente, sentindo-se realmente apoiados em seu local de trabalho.

O artigo te ajudou a esclarecer como a automatização de processos pode ajudar a economizar tempo do seu RH? Continue acompanhando nossos artigos e não deixe de adquirir conhecimento!