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Gestão de documentos no RH: saiba como realizá-la da melhor maneira!

A gestão de documentos realizada de forma manual é a atividade que mais toma o tempo do profissional de RH. O setor de recursos humanos lida com um grande volume de documentos confidenciais.

Porém, a atividade mais importante para a empresa desempenhada por este profissional não possui total atenção, devido o tempo gasto na gestão de pilhas de documentos físicos, difíceis de encontrar. 

E é este problema que esse post veio resolver: ajudar profissionais de RH a minimizar falhas e aumentar a produtividade otimizando a gestão de documentos. Confira a seguir!

Otimize a gestão de documentos no RH

A vantagem de uma boa gestão de documentos é minimizar o tempo perdido em busca de papelada, otimizar o armazenamento, reduzir os custos com materiais físicos e diminuir o risco de ações judiciais ocasionadas pela perda do material.

Com um sistema de gestão de documentos, os problemas de segurança e o fluxo de trabalho ineficaz dos colaboradores é reduzido a zero. 

Veja a seguir os benefícios de digitalizar o processo antiquado que os setores de RH possuem e como colocar em prática.

Equipe muito mais produtiva

O setor de recursos humanos pode ser dez vezes mais produtivo digitalizando o processo manual e demorado que deixa a gestão de documentos ineficiente. 

A partir do momento que os documentos passam a fazer parte de um ambiente virtual, as informações que esses profissionais necessitam no dia a dia de trabalho podem ser acessadas em segundos. 

Veja abaixo como as maiores dificuldades desses profissionais podem ser resolvidas por meio da tecnologia.

Resolvendo a dificuldade de acesso

Encontrar informações dentre uma pilha de documentos pode ser frustrante. Portanto, digitalizar os documentos para o software de gestão vai garantir o acesso de forma ágil e segura. 

Com o apoio da tecnologia a dificuldade de acesso é minimizada, permitindo que se encontre documentos em apenas um clique.

Compartilhamento de documentos

Digitalizando os arquivos para softwares de gestão de documentos, todo o setor pode compartilhar dados confidenciais com segurança, sem lentidão, sem risco de perder os registros e reduzir para segundos o tempo que antes era gasto.

Além disso, dentro do software é possível ver todas as pessoas que acessaram determinados documentos e se fizeram alterações, através de um painel simples.

Geração de relatórios

Através de um software de gestão de documentos é permitido acompanhar a atividade de cada colaborador, saber o que cada um acessou e qual tarefa está realizando. 

Abrir um software e ter em mãos todas as atividades desempenhadas pelos colaboradores em  segundos, torna-se simples gerar relatórios.

Segurança

A digitalização dos arquivos para dentro de um software de gestão de documentos oferece mais segurança, já que há dados confidenciais e informações que se perdidas podem gerar ações judiciais para a empresa. 

O software fornece proteção com criptografia e permissão de acesso apenas a pessoas autorizadas.

Quando um arquivo está digitalizado em um software de gestão ele contém: cópia física, cópia digitalizada e cópia em nuvem. 

Pois, o próprio software se encarrega de guardar arquivos na nuvem evitando assim qualquer tipo de perda, garantindo a confidencialidade exigida pela Lei Geral de Proteção de Dados que toda empresa deve seguir.

O primeiro passo de uma boa gestão de documentos

A digitalização de processos é o primeiro passo para implementar uma boa gestão de documentos, ao digitalizar o setor está deixando para trás o processo manual e garantindo a segurança dos dados.

Ao digitalizar o setor possui vantagens como:

  • Se torna mais produtivo, pois, conseguem encontrar, compartilhar e gerar relatórios dez vezes mais rápido que antes;
  • Reduz custos, após a digitalização há grande redução de desperdício com papéis, tonéis de impressões e os custos destes materiais;
  • Armazena documentos com segurança, só quem tem permissão pode acessar;
  • É possível controlar informações com facilidade vendo quem entrou no sistema e alterou.

E como colocar em prática? Veja a seguir.

Dicas para iniciar a digitalização de documentos

Para iniciar a digitalização de arquivos, primeiro, o setor deve priorizar quais documentos possuem maior necessidade. Aquela papelada que deve ser destruída em um ano, por exemplo, pode permanecer em arquivo físico e priorizar a digitalização de documentos mais importantes.

A empresa deve estabelecer prioridades no momento de aderir a transformação digital do setor, veja a seguir o software ideal para realizar a transição da gestão manual para uma gestão de documentos digital.

Admissão Digital facilita o trabalho do profissional de RH

Uma tecnologia que chegou para otimizar o trabalho do profissional de RH é a Admissão Digital, um software que vai ajudar os colaboradores a realizar admissões e a gestão de documentos totalmente online, com facilidade, segurança e baixo custo.

Ela permite o setor de RH a buscar pela excelência nos processos, com a redução do tempo e garantia de atuar dentro das leis trabalhistas, para implantar essa gestão de documentos estratégica conheça mais sobre a Admissão Digital.

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