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Gestão de documentos no RH: saiba como realizá-la da melhor maneira!

A gestão de documentos realizada de forma manual é a atividade que mais toma o tempo do profissional de RH. Ou era. Felizmente, a realidade está mudando graças à implementação de um RH estratégico que é o presente e o futuro das organizações. A melhor maneira de realizar uma gestão de documentos de RH com eficiência conta com o apoio da tecnologia e segurança da informação, visto que o setor de recursos humanos lida com um grande volume de documentos confidenciais.  

Se você acha que este problema não tem solução ou ainda pretende gastar muito tempo na gestão de pilhas de documentos físicos, cujas informações são difíceis de encontrar, não continue a ler este artigo. Neste conteúdo vamos ajudar profissionais de RH a minimizar falhas e aumentar a produtividade otimizando a gestão de documentos. Confira a seguir!

Otimize a gestão de documentos no RH

A vantagem de uma boa gestão de documentos é minimizar o tempo perdido em busca de papelada, otimizar o armazenamento, reduzir os custos com materiais físicos e diminuir o risco de ações judiciais ocasionadas pela perda do material, assim como manter a conformidade. 

Aliás, você sabia que a LGPD já está multando e aplicando penalidades a quem descumpre suas regras? A lei que visa a proteção aos dados pessoais já está em vigor. Fica sob a incumbência dos profissionais do RH se atualizar e repassar a informação para as empresas, assim estará ajudando todos os setores a se manterem dentro da lei.

Com um sistema de gestão de documentos, os problemas de segurança e o fluxo de trabalho ineficaz dos colaboradores é reduzido a zero. Centralizar os documentos em uma ferramenta digital desde o processo de admissão à demissão proporciona vantagens aos profissionais de RH. Está em dúvida sobre como aplicar esta facilidade à rotina? 

Veja, a seguir, os benefícios de digitalizar o processo antiquado que os setores de RH possuem e como as maiores dificuldades podem ser resolvidas por meio da tecnologia.

1. Equipe muito mais produtiva

O setor de recursos humanos pode ser dez vezes mais produtivo digitalizando o processo manual e demorado que deixa a gestão de documentos ineficiente. 

A partir do momento que os documentos passam a fazer parte de um ambiente virtual, as informações que esses profissionais necessitam no dia a dia de trabalho podem ser acessadas em segundos. Esta velocidade é essencial para uma tomada de decisão mais rápida, mantendo a confiabilidade dos dados. 

2. Resolvendo a dificuldade de acesso

Encontrar informações dentre uma pilha de documentos, em gavetas de arquivo lotadas de pastas ou em salas empoeiradas, pode ser frustrante. Portanto, digitalizar os documentos para o software de gestão vai garantir o acesso de forma ágil e segura.

Com o apoio da tecnologia, a dificuldade de acesso é minimizada, permitindo que se encontre documentos em apenas um clique (e de onde estiver, inclusive remotamente).

3. Compartilhamento de documentos

Digitalizando os arquivos para softwares de gestão de documentos, todo o setor pode compartilhar dados confidenciais com segurança, sem lentidão, sem risco de perder os registros e reduzir para segundos o tempo que antes era gasto.

Além disso, dentro do software é possível ver todas as pessoas que acessaram determinados documentos e se fizeram alterações, através de um painel simples.

4. Geração de relatórios

Através de um software de gestão de documentos é permitido acompanhar a atividade de cada colaborador, saber o que cada um acessou e qual tarefa está realizando. 

Abrir um software e ter em mãos todas as atividades desempenhadas pelos colaboradores em  segundos, torna simples gerar relatórios.

5. Segurança

A digitalização dos arquivos para dentro de um software de gestão de documentos oferece mais segurança, já que há dados confidenciais e informações que se perdidas podem gerar ações judiciais para a empresa. 

O software fornece proteção com criptografia e permissão de acesso apenas a pessoas autorizadas.

Quando um arquivo é digitalizado em um software de gestão ele contém: cópia física, cópia digitalizada e cópia em nuvem. 

O próprio software se encarrega de guardar arquivos na nuvem evitando assim qualquer tipo de perda, garantindo a confidencialidade exigida pela Lei Geral de Proteção de Dados que toda empresa deve seguir.

Se você está disposto a entender como a tecnologia pode agregar ao RH, apresentamos mais uma facilidade: a assinatura eletrônica. Este recurso, que possui validade jurídica, elimina a necessidade da assinatura presencial, seja para carta de oferta, aviso de férias, solicitação de vale-transporte e muitas outras possibilidades.

O primeiro passo de uma boa gestão de documentos

A digitalização de processos é o primeiro passo para implementar uma boa gestão de documentos. Com a digitalização, o setor está deixando para trás o processo manual e garantindo a segurança dos dados.

Ao digitalizar o setor possui vantagens como:

• Se torna mais produtivo, pois, consegue encontrar, compartilhar e gerar relatórios dez vezes mais rápido que antes;
• Reduz custos, após a digitalização há grande redução de desperdício com papéis, tonéis de impressões e os custos destes materiais;
• Armazena documentos com segurança, só quem tem permissão pode acessar;
• É possível controlar informações com facilidade monitorando quem entrou no sistema e alterou.

E como colocar em prática? Veja a seguir.

Dicas para iniciar a digitalização de documentos

Para iniciar a digitalização de arquivos, primeiro, o setor deve elencar quais documentos possuem prioridade. Aquela papelada que deve ser destruída em um ano, por exemplo, pode permanecer em arquivo físico e priorizar a digitalização de documentos mais importantes e de consulta constante. 

Para resguardar a empresa legalmente e eliminar o acúmulo de arquivo morto, é imprescindível conhecer por quanto tempo os documentos devem ser guardados. Por exemplo: pedidos de demissão devem ser arquivados por 2 anos. O cadastro de empregados, por 3 anos. Recibos de pagamento e outros, por 5 anos. Os documentos relacionados à Receita Federal e ao INSS por mais de 5 anos e comprovantes de pagamento PIS/PASEP por 10 anos. Tudo isso deve ser consultado antes de sair jogando toda a papelada na lixeira ou na fragmentadora. 

Mas como realizar a transição de uma gestão manual para a gestão de documentos digital? Se as prioridades já foram estabelecidas no momento da adesão à transformação digital, basta escolher o software ideal para auxiliar nesta tarefa.

Admissão Digital facilita o trabalho do profissional de RH

E como a Colabbe sabe de todas as suas dores e pode falar com tanta propriedade sobre a admissão digital? Porque nossos clientes chegam com situações muito parecidas e é impossível ignorar isso! Estamos felizes em compartilhar a solução que é mais que um software, é o pontapé para seu tão sonhado RH estratégico. 

Uma tecnologia que chegou para otimizar o trabalho do profissional de RH é a admissão digital através de um software que vai ajudar os colaboradores a realizar admissões e a gestão de documentos totalmente online, com facilidade, segurança e baixo custo.

Na ferramenta é possível armazenar por tempo ilimitado os documentos e fotos dos novos colaboradores, permitindo a visualização ou download desses dados a qualquer momento. Nela você oferece a comodidade e praticidade para o novo colaborador preencher sua pré-admissão de onde estiver com um sistema 100% responsivo.

Sua nova parceira no RH, a Colabbe, também te apoia na busca pela excelência nos processos, com a redução do tempo e garantia de atuar dentro das leis trabalhistas. É simples implantar a gestão de documentos estratégica quando ela começa bem pela admissão digital. Através de APIs a integração com sistemas de Recrutamento e Seleção ou de Folha de Pagamento, fica mais fácil manter tudo organizado. 

Se você precisa de argumentos para apresentar às lideranças na hora de convencê-las a adquirir um software de admissão digital, é só conferir aqui! 

Já fez a melhor escolha e quer iniciar agora seu período de teste? É pra já! Sua admissão digital eficiente através da Colabbe começa em 3… 2… 1…