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Entenda como fazer uma assinatura eletrônica no momento da admissão

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Já pensou em eliminar toda aquela papelada no momento da contratação e ainda tornar sua empresa mais sustentável? A tecnologia é a solução. Atualmente, para diminuir o tempo gasto com relação aos documentos de admissão e facilitar para o setor responsável que lida com uma quantidade absurda de papéis e documentos (visto que, firmar documentos é uma atividade comum na rotina administrativa) surge a possibilidade da implantação da assinatura digital. 

A assinatura digital é uma ferramenta totalmente legal (validada e aceita juridicamente) que facilita a gestão de contratos e formulários empresariais, tornando os procedimentos mais funcionais e eficientes. Interessou-se e quer saber mais do assunto? Continue lendo esse artigo.

O uso de assinatura digital é seguro?

No momento que assinamos um contrato – seja ele no papel ou de forma digital – estamos evidenciando que concordamos totalmente com o que está informado no documento. A tecnologia das assinaturas digitais é utilizada para autenticar documentos eletrônicos utilizando chaves criptografadas, por meio do que podemos chamar de certificado digital de legitimidade. A autenticidade reúne provas como assinatura, reconhecimento facial, digital, etc. 

Estamos em um momento de grande inovação tecnológica e a cada dia surgem novas ferramentas para aperfeiçoar os processos e poupar o nosso tempo. A assinatura digital foi criada com a promessa de garantir para as corporações e para seus funcionários uma maior segurança ao utilizar a internet para movimentações financeiras, contábeis e troca de dados sigilosos. A partir do momento que você cria uma assinatura digital, fica comprovado que quem está utilizando aquele dispositivo é autorizado a fazer movimentações e alterações. 

Para assegurar que essa ferramenta seja usada de forma segura, temos o ICP – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras. O órgão é responsável por regulamentar as regras e normas necessárias para sua utilização. Como consta na Medida Provisória nº 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, o ICP tem como função ‘‘garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”. 

Como utilizar essa ferramenta no processo de admissão?

A assinatura eletrônica já se mostrou uma ferramenta essencial para o RH da empresa no momento da admissão de novos colaboradores. Ela é estratégica para evitar possíveis desgastes durante esse processo que acaba sendo bastante longo e burocrático. 

De acordo com dados do IBGE, o processo de admissão de um novo funcionário demora cerca de 5 ou 6 dias e o motivo dessa demora é a burocracia no ato admissional. Há a coleta de dados e depois a validação de informações com bases de dados, como o eSocial. Depois ainda há todo um processo de emissão de guia para exames e abertura de conta bancária. Pensando no fato de que a admissão em sua essência é um processo simples, a inserção de ferramentas que a tornem rápida mostra-se cada vez mais necessária. 

Desde o começo de 2020, com o surgimento da Lei 13.874/2019 e da Portaria 1.065/2019, as carteiras de trabalho também começaram a ser emitidas digitalmente (para facilitar o processo até mesmo de emissão da carteira de trabalho em um momento de pandemia), o que gerou a possibilidade de dispensar o preenchimento da carteira física de cada funcionário.

Vamos citar aqui algumas vantagens que esse processo pode trazer para sua empresa:

  • Não há necessidade do arquivamento de papéis;
  • Sustentabilidade;
  • Mobilidade para realizar a assinatura;
  • Agilidade nos processos;
  • Otimização de tempo dos profissionais do RH;
  • Segurança e gestão de dados mais eficiente.

Há diversas opções de programas e aplicativos disponíveis no mercado que tornarão a adaptação da empresa ao uso da assinatura digital mais fácil. O responsável pelo RH saberá qual a melhor opção para as necessidades de cada corporação. 

Como o novo colaborador irá usar a assinatura eletrônica?

A partir de um software, o funcionário poderá adicionar sua assinatura ao sistema e com poucos cliques assinar os documentos de forma totalmente rápida, segura e com total validade jurídica. Assim que a assinatura é validada, os documentos e dados são enviados diretamente para o contratante. Os candidatos e o empregador podem ter a segurança de que seus dados estarão seguros (fique de olho na LGPD!) e não há risco de que os documentos se percam (como pode acontecer com documentos em papel). 

O processo é conduzido totalmente de forma eletrônica, desde a oferta de trabalho até o contrato final. As plataformas responsáveis pelo registro, geralmente a partir do momento que tem acesso aos dados do funcionário, já fazem todo o cruzamento de dados necessário – com eSocial, Correios, etc – de forma rápida e automatizada, evitando que a empresa tenha que se procurar com esses detalhes. A partir disso a contração será bem menos burocrática, demorada e sem riscos jurídicos. E o candidato poderá ser admitido sem nem sair de sua casa. 

E aí, o que acha de dar segurança e facilidade para seus candidatos? Vem ser Colabbe! Saiba mais clicando aqui.

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