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5 erros na hora de digitalizar o RH da sua empresa

Inovar é a melhor maneira dos recursos humanos superar os desafios trazidos pela pandemia e a lei LGPD (Lei Geral de Proteção aos Dados), essas mudanças pedem uma nova forma de realizar sua função, como folha de pagamento, integração, controle de tempo, entre outras atividades.

Usar a tecnologia de RH para automatizar processos repetitivos permite o alívio da carga administrativa de sua empresa e libera mais tempo para atividades geradoras de receita, é uma vantagem que deixa o RH mais estratégico e eficiente.

Há diversos softwares que se comprometem a ajudar o setor de RH a ser mais estratégico para gerir o processo de gestão de documentos e admissão, sem erros e perda de tempo gerada pela lentidão no acesso aos dados.

Esses softwares são tão eficientes que impactam positivamente na melhoria da empresa. Mas, como ter certeza de que escolheu o software ou a plataforma certa para sua empresa?

Comparar softwares de RH é uma tarefa complexa que exigirá tempo e energia. No entanto, podemos simplificar esse processo evitando cinco erros comuns.

Erro # 1: fixação inteiramente no preço

Embora o preço seja importante, ele não deve ditar completamente sua decisão. É preciso ter em mente 3 fatores importantes:

Seja amplo em sua comparação: focar apenas em um ou dois aspectos de uma solução específica não fornece uma visão holística de se ela atenderá às necessidades de sua empresa. 

É importante considerar todos os recursos e funcionalidades e o custo total de tudo que precisa. 

Essa abordagem torna mais fácil comparar diferentes sistemas que podem ter diferentes recursos e modelos de preços.

Considere a economia de tempo: reduzir o número de horas que os funcionários gastam em tarefas de RH a cada mês, permite que eles dediquem mais tempo para aumentar a receita e os negócios da empresa. 

Foque num software que automatiza e integra a maior parte dos processos que os profissionais precisam no dia a dia, assim a produtividade é aumentada e as operações do RH são simplificadas.

Reavalie sua definição de custo: O preço total pode ser maior do que o custo inicial ou mensal. 

• Por exemplo, há uma cobrança extra por folha de pagamento? 
• Existe uma taxa fixa que cobre tudo, de cinco a 50 folhas de pagamento? 
• E quanto à manutenção e atualizações? 

Examine o que o pacote de preços de cada solução envolve.

Erro # 2: não ler as letras pequenas

É fácil ser influenciado por um preço inicial baixo. No entanto, um software com uma taxa de implementação mais baixa pode acabar custando mais no longo prazo. 

Caso tenha que pagar a mais por serviços que podem vir como padrão com um concorrente, provavelmente, esse não é um bom negócio.

Por exemplo, há armazenamento ilimitado para seus dados de RH? 

Se os recursos de armazenamento do seu sistema de RH não crescerem com o seu negócio, é bem provável que acabe pagando para atualizar ou personalizar o software para conseguir armazenar todos os dados dos funcionários dentro do sistema. 

Isso pode representar uma grande despesa ao longo do tempo, especialmente se sua empresa estiver crescendo de forma consistente.

Entenda o que está sendo oferecido na proposta. Certifique-se de detectar quaisquer custos ocultos antes de chegar a um acordo.

Erro # 3: expectativas irrealistas

É provável que tenha dificuldade em encontrar uma solução de tecnologia de RH integrada que sirva para tudo. 

Por exemplo, se seu negócio requer funcionalidade altamente especializada, como precificação de empregos no nível de ERP, provavelmente não encontrará uma plataforma de tecnologia de RH única e abrangente que forneça 100% de tudo o que seu setor precisa. 

E tudo bem. Isso não significa a impossibilidade de encontrar uma plataforma abrangente que atenda à maioria das suas necessidades. 

Neste caso é válido procurar por uma solução individual para a precificação dos trabalhos de nível ERP.

Esteja ciente disso ao iniciar sua pesquisa e procurar a solução que melhor atende os desafios do RH. 

Além disso, pergunte aos fornecedores em potencial se sua plataforma terá algum nível de integração com quaisquer soluções individuais que seus colaboradores precisam.

Erro # 4: não seja manipulado pelo recurso bônus

Estabeleça o que precisa e o que é bom de ter, saiba a diferença entre os dois. É fácil ficar tão animado com “recursos bônus” que perde de vista as prioridades.

Por exemplo, se os maiores problemas no setor são a folha de pagamento e a papelada da nova contratação, suas prioridades devem incluir o processamento da folha de pagamento e a integração sem papel. 

Os recursos de bônus podem incluir gerenciamento de desempenho ou serviços de aposentadoria. 

Descarte o que não é essencial.

Erro # 5: não fazer as perguntas certas

Comprar a tecnologia de RH certa é muito parecido com contratar o candidato certo. 

É importante entrevistar vários fornecedores em potencial e fazer perguntas estratégicas sobre seu software e serviço antes de se comprometer com um.

Tenha uma lista de perguntas pronta e, em seguida, descubra se o software que se interessou atende as necessidades do seu setor ou não.

Aqui estão algumas perguntas que podem ser feitas:

• Qual é o custo total e o que isso inclui?
• Vocês oferecem uma taxa fixa que cobre tudo ou teremos que pagar a mais por serviços adicionais após a implementação?
• O seu software ou plataforma é escalonável conforme nossas necessidades de negócios mudam? 
• Vocês fornecem uma equipe de serviço dedicada com a qual podemos entrar em contato diretamente ou nossos problemas serão tratados por um agente de call center?
• Com que frequência você atualiza seu software e isso está incluído no preço?
• Como você vai garantir o cumprimento conforme as leis trabalhistas evoluem?

Inicie o quanto antes

Agora que sabe o que evitar está mais preparado para seguir em frente com sua busca por um software de RH. Mas se quiser mais orientação sobre um sistema que pode ajudar o setor, leia o nosso artigo, Por que a admissão digital deve ser parte do seu RH