Departamento pessoal: 5 problemas comuns e como resolver
Os profissionais do Departamento Pessoal de qualquer empresa sofrem com constantes desafios. Para que uma empresa funcione de forma eficiente, é preciso realizar um mapeamento dos problemas no setor de Recursos Humanos para solucionar as diversas entregas. Neste artigo, serão apresentados cinco problemas no Departamento Pessoal e como solucioná-los.
Atividades do Departamento Pessoal
O setor de recursos humanos de uma empresa é responsável por toda e quaisquer funções relacionadas aos direitos e deveres de funcionários e da própria companhia. As principais atividades do Departamento Pessoal são:
- Gestão da documentação de admissão, rescisão e demissão de funcionários.
- Controle da folha de pagamentos
- Organização de arquivos por funcionários
- Gestão do registro de ponto eletrônico ou não dos funcionários.
- Atualização do cadastro de funcionários
- Administração dos benefícios legais como férias, vale-transporte, auxílio alimentação, assistência de saúde, entre outros
Problemas comuns do Departamento Pessoal
Diante de todas essas atividades, problemas e dificuldades acabam surgindo, o que impacta negativamente a empresa. O Departamento Pessoal deve adotar medidas para minimizar ou extinguir esses problemas, aplicando soluções e recursos tecnológicos.
- Gestão de documentos
Os documentos do Departamento de Pessoal são extremamente relevantes para a empresa. O volume de dados dos ex-funcionários e colaboradores atuais é grande. Algumas dessas informações são geridas incorretamente, o que pode causar problemas judiciais para a empresa.
Em geral, esses problemas são causados pelo uso de sistemas obsoletos e por desorganização. Isso provoca a perda de dados essenciais, causando prejuízos à empresa, como gasto de tempo dos gestores com problemas operacionais, investimento em espaço físico e perda de causas trabalhistas.
Por lei, as empresas são obrigadas a guardar os documentos sobre seus funcionários. O tempo varia e pode chegar até 30 anos.
Uma gestão de documentos eficaz é fundamental para otimização de recursos e tempo. Para isso, é importante ter um bom sistema de armazenar, processar e organizar esses documentos e mantê-los em segurança. Uma das soluções mais viáveis neste caso, é utilizar tecnologias, como a Colabbe, que tem seu software de gestão de documentos, que viabiliza a organização facilitada dos mesmos. .
- Predominância de processos manuais
Muitas empresas ainda utilizam processos manuais, como planilhas, para controlar registro de ponto, folha de pagamento, benefícios, gestão de férias, entre outros. Os processos manuais podem desencadear uma série de problemas no Departamento Pessoal.
Para otimizar o tempo e melhorar a produtividade dos gestores, é importante acelerar e padronizar esses processos com maior segurança. A solução é ter um sistema ou software para administrar toda a jornada de trabalho dos colaboradores. Esse controle e acompanhamento automatizado vai gerar maior produtividade para empresa e evitar processos trabalhistas.
- Falha na comunicação interna
Falhas na comunicação é um dos maiores problemas no departamento pessoal, uma vez que distancia os gestores de suas equipes, gerando preocupação e desconfiança nos colaboradores.
A transparência e a troca de informações garante maior consciência dos colaboradores sobre o que acontece na empresa. Isso faz com que os funcionários fiquem mais empenhados e engajados. Para isso acontecer, o Departamento pessoal deve construir uma comunicação interna efetiva, utilizando canais como:
- Newsletter
- TV Corporativa
- Programa de mensagens dentro do próprio sistema da empresa
- Rede social interna, entre outros
Além disso, é importante reunir os colaboradores para propor novos projetos e divulgar resultados. Quanto mais os colaboradores estiverem envolvidos, maior será o alinhamento entre o planejamento e a produção.
- Falta de treinamentos
Muitos gestores acreditam que investir no treinamento de suas equipes gera apenas aumento de despesas. No entanto, a falta de treinamento dos funcionários pode ocasionar a queda de rendimento. Os treinamentos são fundamentais para trazer mais excelência aos serviços, gerar mais produtividade, e, por consequência, aumentar os lucros.
É importante que o Departamento Pessoal crie um calendário de treinamentos por meio de plataformas digitais, mobile e outras opções. Dessa forma, a empresa melhora os profissionais e retém funcionários.
- Foco apenas nos resultados
Um dos problemas no Departamento Pessoal é focar apenas no alcance dos resultados. A empresa que trabalha focada apenas em números cria um ambiente de trabalho pesado para os colaboradores, o que prejudica o relacionamento interno e o desempenho deles.
É fundamental que as empresas criem programas de recompensas e invistam na qualidade de vida dos colaboradores.
Há outros problemas no Departamento Pessoal que reduzem a produtividade da empresa. É importante contar com uma empresa especializada em recursos humanos para auxiliar qualquer tipo de negócio a solucionar essas questões, melhorando o rendimento em geral, e, por consequência, gerando mais lucro.
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