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Contratação: quais os documentos admissionais necessários?

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Uma das principais etapas do processo admissional é o processamento dos documentos. Para que os registros sejam feitos de maneira correta, respeitando todas as leis trabalhistas e respeitando as normas internas da empresa, é crucial que o analista de RH solicite toda a documentação necessária para realizar a contratação.

No artigo de hoje vamos falar sobre essa documentação e montar um checklist para que você não se perca na hora de fazer essa solicitação. Separe papel, caneta e boa leitura!

Qual a importância dos documentos admissionais?

Se você trabalha com RH, com certeza tem a resposta para essa pergunta. Mas além dos motivos óbvios, como a realização do cadastro do novo colaborador e a construção do histórico da sua trajetória profissional dentro da empresa, há também questões legais.

A entrega e registro desses documentos formaliza a relação empregatícia entre empresa e colaborador e garante os direitos trabalhistas. Ter todas as informações também é necessário para instituir alguns desses direitos e contribuições — como salário-família, e IRRF — pois é preciso que a empresa saiba os dados dos dependentes do novo colaborador. 

Sempre é bom frisar que a regularização dessas informações faz parte das exigências do Ministério do Trabalho e, caso haja fiscalização, eventuais irregularidades acarretarão em problemas para a empresa.

Existem outros dois pontos importantes de atenção. O primeiro é o prazo de devolução dos documentos. Depois de realizado o registro dos documentos da admissão, o empregador (na figura do RH) tem até 48 horas para devolver a carteira de trabalho ao colaborador. 

O segundo ponto para não esquecer é que se caso o funcionário não tenha cadastro no PIS (Programa de Integração Social), a empresa deve fazer esse encaminhamento, além de incluí-lo no Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED).

E quais são os documentos necessários?

Agora que você já entendeu a importância desses documentos, vamos a lista da documentação obrigatória para admissão do empregado: 

( ) Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

( ) Atestado de Saúde Ocupacional (exame Médico Admissional)

( ) Foto 3×4

Além dos documentos originais citados acima, a empresa também necessita da cópia de todos os seguintes documentos:

( ) Carteira de trabalho

( ) Carteira de identidade

( ) CPF

( ) Comprovante de endereço com CEP

( ) PIS ou Cartão Cidadão

( ) Título de eleitor

( ) Certificado Militar (reservista) (somente para os homens)

( ) Carteira de habilitação (se necessária para função)

( ) Comprovante de escolaridade

( ) Dados bancários: Banco______________ Agência__________ Conta__________
( ) corrente ( )poupança

Se a pessoa for casada:

( ) Certidão de casamento

( ) RG e CPF do cônjuge

Se tem filhos entre 0 e 14 anos:

( ) Certidão de Nascimento

( ) Cartão de Vacina de filhos

( ) Comprovante de escolaridade (de 07 a 14 anos)


Para a admissão de estagiários, a documentação exigida é a seguinte: 

( ) Cópia do RG 

( ) Cópia do CPF

( ) Histórico escolar

( ) Comprovante de frequência na instituição de ensino

( ) Termo de Compromisso de Estágio (TCE)

( ) Comprovante de endereço com CEP.

Já para a admissão de Jovem Aprendiz, os documentos necessários são:

( ) Carteira de trabalho

( ) Cópia do RG 

( ) Cópia do CPF

( ) CPF do responsável (no caso de jovens com menos de 18 anos)

( ) Comprovante de frequência em instituição de ensino

( ) Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver)

Conclusão: 

Como você viu, o processo admissional envolve a solicitação, coleta e registro de muitos documentos que são importantes tanto para efetivar a contratação como para garantir direitos trabalhistas e evitar problemas futuros para a empresa. 

Infelizmente, erros e extravios são comuns nesse processo, o que gera uma série de dores de cabeça para os analistas de RH. Além disso, você deve ter percebido que são exigidas cópias de diversos documentos, o que gera custos para o novo colaborador.

Uma forma que as empresas têm encontrado para resolver esses problemas é através da admissão digital. Se você quiser saber mais sobre o assunto, separamos este artigo com 6 dicas para escolher uma ferramenta de admissão digital.

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