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Contratação: quais os documentos admissionais necessários?

Para formalizar a contratação de um empregado, exige-se uma lista completa de documentos, confira quais são eles e quais cuidados são indispensáveis ao lidar com estas informações.

Uma das principais etapas do processo admissional é o processamento dos documentos. Para que os registros sejam feitos de maneira correta, respeitando todas as leis trabalhistas e respeitando as normas internas da empresa, é crucial que o analista de RH solicite toda a documentação necessária para realizar a contratação.

No artigo de hoje vamos falar sobre essa documentação e montar um checklist para que você não se perca na hora de fazer essa solicitação. Separe papel, caneta e boa leitura!

Se preferir usar a tecnologia, também pode, tá? Abra o bloco de notas e guarde tudo online. Aliás, a admissão digital tem sido aliada dos profissionais de RH para conectar empresas e colaboradores. Falaremos sobre este assunto mais adiante…

Qual a importância dos documentos admissionais?

Se você trabalha com RH, com certeza tem a resposta para essa pergunta. Mas além dos motivos óbvios, como a realização do cadastro do novo colaborador e a construção do histórico da sua trajetória profissional dentro da empresa, há também questões legais.

A entrega e registro desses documentos formaliza a relação empregatícia entre empresa e colaborador e garante os direitos trabalhistas. Ter todas as informações também é necessário para instituir alguns desses direitos e contribuições — como salário-família, e IRRF — pois é preciso que a empresa saiba os dados dos dependentes do novo colaborador. Nesta categoria também se encaixam os benefícios concedidos pela empresa (convênio médico e odontológico, auxílio creche etc.).

Sempre é bom frisar que a regularização dessas informações faz parte das exigências do Ministério do Trabalho e, caso haja fiscalização, eventuais irregularidades acarretarão em problemas para a empresa.

Existem outros dois pontos importantes de atenção. O primeiro é o prazo de devolução dos documentos. Depois de realizado o registro dos documentos da admissão, o empregador (na figura do RH) tem até 48 horas para devolver a carteira de trabalho ao colaborador. Agora, com a CTPS Digital, todos os dados são informados ao eSocial, facilitando processos e reduzindo a burocracia.

O segundo ponto para não esquecer é que se caso o funcionário não tenha cadastro no PIS (Programa de Integração Social), a empresa deve fazer esse encaminhamento, além de incluí-lo no Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED).

Além dessas questões, a coleta, o processamento e o armazenamento das informações dos colaboradores devem ser tratados com prioridade pelas empresas, já que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está em vigor. A lei foi criada visando preservar dados diante do grande número de crimes cibernéticos e fraudes online registradas. Agora, os gestores de RH são responsáveis por garantir a preservação dos dados e a exclusão, mediante a solicitação do titular. 

Dispensando materiais físicos e muita papelada, a admissão digital é a nova forma de se manter dentro da LGPD evitando penalizações e garantindo maior produtividade e segurança. 

Precisa localizar algum documento com urgência? Por tempo ilimitado os documentos e fotos dos novos colaboradores ficarão salvos na plataforma de admissão digital Colabbe, possibilitando a visualização ou download desses dados a qualquer momento. Chega daquela busca manual em arquivos físicos empoeirados e desorganizados.

E quais são os documentos necessários?

Agora que você já entendeu a importância desses documentos, vamos a lista da documentação obrigatória para admissão do empregado: 

( ) Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

( ) Atestado de Saúde Ocupacional (exame Médico Admissional)

( ) Foto 3×4

Além dos documentos originais citados acima, a empresa também necessita da cópia de todos os seguintes documentos:

( ) Carteira de trabalho

( ) Carteira de identidade

( ) CPF

( ) Comprovante de endereço com CEP

( ) PIS ou Cartão Cidadão

( ) Título de eleitor

( ) Certificado Militar (reservista) (somente para os homens)

( ) Carteira de habilitação (se necessária para função)

( ) Comprovante de escolaridade

( ) Dados bancários: Banco______________ Agência__________ Conta__________
( ) corrente ( )poupança

Se a pessoa for casada:

( ) Certidão de casamento

( ) RG e CPF do cônjuge

Se tem filhos entre 0 e 14 anos:

( ) Certidão de Nascimento

( ) Cartão de Vacina de filhos

( ) Comprovante de escolaridade (de 07 a 14 anos)

Para a admissão de estagiários, a documentação exigida é a seguinte: 

( ) Cópia do RG 

( ) Cópia do CPF

( ) Histórico escolar

( ) Comprovante de frequência na instituição de ensino

( ) Termo de Compromisso de Estágio (TCE)

( ) Comprovante de endereço com CEP.

Para formalizar o contrato de estágio, um documento deve ser assinado por aluno, empresa e instituição de ensino. A lei n° 11.788 estabelece todas as regras envolvidas na contratação desse profissional, como limite da carga horária, duração do estágio, quais atividades podem ser desenvolvidas, entre outros detalhes da legislação.  

Nesta troca, o colaborador se dispõe a aprender e a empresa o qualifica como profissional. Para estar apto a um estágio, é necessário frequentar regularmente instituições de ensino básico, superior, educação profissional ou de nível fundamental para Jovens e Adultos.

O estágio não possui vínculo empregatício, ou seja, pode ser encerrado a qualquer momento pelo estudante ou pela empresa sem um processo de demissão ou aviso prévio.

Já para a admissão de Jovem Aprendiz, os documentos necessários são:

( ) Carteira de trabalho

( ) Cópia do RG 

( ) Cópia do CPF

( ) CPF do responsável (no caso de jovens com menos de 18 anos)

( ) Comprovante de frequência em instituição de ensino

( ) Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver)

São requisitos para se tornar um Jovem Aprendiz estar matriculado e frequentando o ensino fundamental ou médio e ter entre 14 e 24 anos. Em casos de pessoas com deficiência, não há limite de idade. 

Existem regras para se manter formalizado nas empresas por meio de um contrato de trabalho que pode durar até 2 anos. É indispensável manter a frequência nas atividades tanto teóricas quanto práticas oferecidas pelo programa e pela empresa; além de manter um desempenho escolar e profissional adequados. 

O projeto Jovem Aprendiz beneficia quem deseja conquistar o primeiro emprego e também as empresas que recebem os jovens no mercado de trabalho, atuando como agentes que auxiliam na educação, qualificação e inclusão social dos talentos, em uma relação de mútuo crescimento.

Conclusão

Como você viu, o processo admissional envolve a solicitação, coleta e registro de muitos documentos que são importantes tanto para efetivar a contratação como para garantir direitos trabalhistas e evitar problemas futuros para a empresa. 

Infelizmente, erros e extravios são comuns nesse processo, o que gera uma série de dores de cabeça para os analistas de RH. Além disso, você deve ter percebido que são exigidas cópias de diversos documentos, o que gera custos para o novo colaborador.

Uma forma que as empresas têm encontrado para resolver esses problemas é através da admissão digital. Se você quiser saber mais sobre o assunto, separamos este artigo com 6 dicas para escolher uma ferramenta de admissão digital.

Vantagens da admissão digital na experiência do colaborador

A tecnologia é parceira tanto de empresas quanto de colaboradores na jornada de admissão do empregado. A primeira impressão é a que fica, então, logo nesta primeira etapa a inovação salta aos olhos e o RH pode tornar o processo mais humano através de melhores práticas. 

Por ser intuitiva, a plataforma Colabbe permite que o colaborador execute em poucos cliques o envio da documentação necessária. Ela gera autonomia na pré-admissão, mantendo o controle do RH sobre as fases do processo. 

Outro ponto que se destaca é a capacidade de preenchimento de onde estiver, já que o sistema é 100% responsivo. O uso de um software agiliza o processo burocrático na hora da admissão e gestão de documentos, minimizando a perda e desvio de arquivos. 

Comodidade e praticidade para todos os envolvidos também na possibilidade de envio da mensagem de boas-vindas e o link para preenchimento dos dados do novo colaborador via E-mail, WhatsApp e/ou SMS.

Centralize e gerencie os processos desde a aprovação a entrega de documentos com a Colabbe e dê fim à dor de cabeça do checklist manual.