Carteira de trabalho digital: facilidade para empregados e empregadores

A carteira de trabalho agora é digital e vem para simplificar as contratações. A novidade traz facilidades tanto para os empregados quanto para empregadores. Saiba mais!

Que a transformação digital já é realidade para a melhoria dos processos todo mundo já sabe, porém agora ela também está presente no acesso às informações do funcionário por meio eletrônico.

Além de reduzir a burocracia e os custos, a novidade traz agilidade na obtenção da carteira de trabalho, reduzindo o tempo de 17 dias aproximadamente, para apenas um 1 dia. O aplicativo do documento digital já existe desde 2017, mas só agora a ele pode substituir a carteira física em papel, com exceção para os casos de identificação civil. 

Mas afinal, o que é carteira de trabalho digital?

A carteira de trabalho digital é uma das inovações na parte de documentos que o governo Brasileiro vem implementando nos últimos anos. É um documento totalmente eletrônico que corresponde a CTPS física, conforme o artigo 2º da Portaria SEPRT 1.065/2019 “a Carteira de Trabalho Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico”. 

O documento digital está disponível para todos os brasileiros e estrangeiros que possuem registro de CPF (Cadastro de Pessoas Física). Nela serão feitas todas as anotações como férias, salário, entre outras, dos contratos novos e antigos, e o trabalhador poderá consultá-las a qualquer momento via aplicativo ou internet.

O que muda para o empregador?

Para as empresas que já aderiram ao eSocial não há mudanças preocupantes, pois carteira de trabalho digital será nutrida pelas informações geradas a partir do eSocial.

O setor de Departamento Pessoal deve registrar o trabalhador no sistema de folha de pagamento, até um dia antes do início das atividades do empregado, que os dados serão enviados ao eSocial e replicados para  CTPS digital.

Uma mudança importante é que o Departamento Pessoal não precisa mais considerar o prazo de 48 horas para a devolução da carteira, assim como acontecia com o documento físico, mas terá o mesmo prazo, de 48 horas, para disponibilizar ao empregado os registros efetuados na CTPS digital. 

Quais são as mudanças no processo de admissão?

Caso o empregador já esteja obrigado a utilizar o eSocial, basta informar o número do CPF do empregado no ato da admissão, ou seja, será equivalente a apresentação da CTPS Digital, sendo assim, o seu empregador não precisará mais emitir o recibo de entrega da CTPS. Todos os registros eletrônicos que o empregador fizer em sistemas informatizados serão equivalentes às anotações mencionadas na CLT. Portanto, informações como a data de admissão, dados da remuneração e das condições especiais de trabalho não precisam mais ser registrados na carteira em papel.

Há alguma mudança que impacta no CAGED?

Algumas mudanças devem ser consideradas. No dia 04 de outubro, o Portal CAGED do ministério do trabalho divulgou orientações de como declarar a CTPS digital, conforme abaixo:

• No número da carteira de trabalho, numérico, até 8 posições: devem ser informados os 7 primeiros dígitos do CPF do trabalhador;
• Na série da carteira de trabalho, alfanumérico, até 4 posições: devem ser informados os 4 últimos dígitos do CPF do trabalhador;
• Na UF da carteira de trabalho, alfanumérico, 2 posições: deve ser informada a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.

Fonte: Portal CAGED – Secretaria Especial do Trabalho

Como o empregado pode obter a sua carteira de trabalho digital?

Ele precisa estar inscrito no Cadastro de Pessoa Física – CPF.  A CTPS Digital é emitida automaticamente, então ele só precisa habilitar o acesso criando uma conta no site acesso.gov.br.

Feito isso, já poderá consultar seus dados pelo próprio site ou pelos aplicativos da Carteira de Trabalho Digital disponíveis para Android e iOS.

Quais informações é possível consultar na CTPS digital?

Com a CTPS Digital o empregado conseguirá consultar os detalhes sobre seus contratos de trabalho, as últimas anotações feitas pelo  empregador e também pode reportar divergências.

A grande vantagem para as empresas é que os dados serão provenientes do eSocial, o que deve simplificar os processos e reduzir a burocracia , consequentemente, o empregador não precisará mais se preocupar em fazer as anotações na CTPS em papel.

As informações da CTPS digital são atualizadas instantaneamente?

As informações da CTPS digital não são atualizadas instantaneamente. Elas ficarão disponíveis para consulta na Carteira de Trabalho Digital após o processamento das respectivas anotações pelo sistema do eSocial.

A CTPS em papel poderá ser utilizada, em caráter excepcional, enquanto o empregador não for obrigado ao uso do eSocial.

Para mais informações, consulte a página de perguntas frequentes da CTPS Digital.