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Admissão digital: o que é e como funciona no RH?

A admissão digital é uma solução transformadora para empresas e novos colaboradores. Afinal, cada vez mais estamos passando por mudanças no mundo corporativo e continuar investindo em processos manuais não é uma boa alternativa. 

Sendo assim, essa ferramenta tecnológica veio para descomplicar a vida do profissional de RH e colaboradores: permite que o setor busque pela excelência nos processos, com otimização do tempo e garantia de estar dentro de leis trabalhistas. 

Portanto, neste artigo, você aprenderá de uma vez por todas o que é a admissão digital, como ela funciona e quais as vantagens! Confira! 

O que é?

A admissão digital é o processo de contratação de novos colaboradores com a ajuda da tecnologia, transformando processos operacionais em digitais. 

Você já sabe que o Departamento Pessoal é setor responsável e fundamental na mediação da relação burocrática entre o empregado e o empregador, responsável por coletar manualmente toda a documentação e cuidar dos contratos firmados entre ambos.

Mas toda essa inovação tecnológica não fará as atividades burocráticas evaporarem, muito pelo contrário, elas ainda farão parte do processo, porém de uma forma mais prática e automatizada. 

Sendo assim, a admissão digital tem o objetivo de ajudar o RH a se reinventar, fazendo com que o setor gaste menos tempo com trabalho manual e dedique-se mais aos planos estratégicos. 

Como funciona? 

O processo de admissão é parte importante da rotina do setor de RH. No entanto, o modelo mais usado até então pelas empresas, é visto como um processo burocrático e analógico, que torna a contratação muito mais demorada e cansativa.

Dessa forma, a admissão digital surge como solução para otimizar esse processo. O modelo faz parte da transformação digital pela qual o RH vem passando. Mas não se preocupe, pois o sistema é intuitivo e muito fácil de ser usado. 

Ou seja, a admissão digital garante que a entrega dos documentos seja digitalizada, eliminando toda aquela papelada da contratação, além de muitos outros benefícios que ainda veremos neste artigo. 

Portanto, ela funciona da seguinte forma: 

• é o próprio colaborador que preenche o cadastro;
• os documentos são anexados e enviados todos por smartphone, tablet ou computador, o que evita arquivos e fichários físicos;
• o  RH faz o monitoramento on-line do processo de entrega dos documentos;
• os documentos são digitalizados e arquivados de forma prática, rápida e segura;
• o sistema faz a validação dos dados do colaborador junto aos órgãos do governo para verificar se existe alguma inconsistência, garantindo a integridade das informações. 

Por que usar?

Aderir ao processo de admissão digital é importante porque faz com que o RH alcance melhores resultados, aumente a produtividade, economize recursos e tempo.

Sabemos que uma das principais dificuldades da contratação é justamente o tempo gasto e a burocracia para que o novo colaborador possa iniciar na empresa. 

Em alguns casos, uma nova admissão pode levar até um mês para ser finalizada. E, cá entre nós, essa demora na contratação pode fazer com que o colaborador até desista da vaga!

Certamente, com o processo de admissão digital, a empresa surpreende o novo colaborador para que ele tenha uma melhor experiência desde o primeiro contato. 

Tudo isso ao mesmo tempo em que utiliza a tecnologia para automatizar o processo interno, pois é possível que o RH acompanhe e verifique o andamento das admissões em tempo real.

Agora confira quais são os benefícios da admissão digital na prática! 

Quais são os benefícios da admissão digital? 

Há muitas vantagens ao adotar esse modelo para aumentar a produtividade do RH e também para proporcionar a transformação digital na empresa. 

Portanto, veja abaixo os principais benefícios:

1. Processos mais ágeis

Os processos que utilizam dessa tecnologia sempre serão mais rápidos do que os que ainda utilizam os meios tradicionais. 

A agilidade gera valor para as contratações, facilidade e um a ótima experiência no primeiro contato como funcionário da empresa. Lembre-se de que processos lentos tendem a desmotivar os colaboradores.

 2. Mais facilidade na gestão dos documentos

A admissão digital elimina a necessidade do profissional de RH ter que procurar por documentos em arquivos físicos. Basta alguns cliques e uma busca no sistema para que as informações sejam encontradas de forma rápida e simples.

Além disso, a digitalização dos documentos traz inúmeros outros benefícios, como a agilidade nos processos e uma gestão mais eficiente e segura. Assim, é possível economizar tempo e compartilhar informações de forma imediata.

3. Economia de tempo e dinheiro

Todas as vantagens do processo de admissão digital levam para uma mesma confirmação: a economia de tempo dos profissionais de RH. 

Sendo assim, essa economia gera mais produtividade e permite que o profissional possa atuar de forma mais estratégica em outras atividades do setor.

Além disso, assim como para a empresa há uma redução de custos, o novo profissional também elimina gastos com cópias de documentos e transporte até a empresa. 

4. Experiência inovadora para o colaborador

O primeiro contato do novo colaborador com a empresa é por meio do RH. Então, é muito importante que ele tenha uma boa imagem do setor, mesmo antes do seu primeiro dia de trabalho, porque, afinal, a primeira impressão é a que fica.

Certamente, com a admissão digital é possível surpreender o novo colaborador, pois evita deslocamentos desnecessários, resolvendo tudo de forma on-line, do conforto de casa. A imagem que ele terá é de uma empresa inovadora e moderna. 

5. Diminuição de gastos com papel

Você sabe que o processo de admissão exige uma papelada e tanto. Por isso, a admissão digital vem de encontro a essa prática, reduzindo drasticamente o desperdício de papel. 

Isso impacta positivamente para a sustentabilidade e imagem do negócio, pois empresas que pensam no meio ambiente agregam valor à marca.

6. Redução de atividades manuais

O tempo economizado com processos manuais pode ser gasto no que realmente importa: as ações estratégicas do RH. 

Ao adquirir um sistema para automatizar o processo de admissão, além de aumentar a produtividade do seu RH eliminando em grande parte os processos manuais, a empresa também tem uma gestão mais segura e eficiente dos dados.

7. Redução nos riscos trabalhistas

Documentos digitalizados e/ou nato digitais tem viabilidade jurídica? O processo de admissão pode ser feito por uma ferramenta web? A resposta é sim, os documentos digitalizados são válidos judicialmente. 

A lei Nº 12.682, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, criada em 2012, diz que:

Art. 1 – A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Portanto, os documentos digitalizados ou nato digitais são válidos para o fechamento da contração e reduzem os riscos trabalhistas da seguinte forma:

• menos falhas humanas: a empresa diminui os riscos de preencher informações erradas;
• melhor organização e controle da documentação: tudo em único lugar com uma gestão de documentos mais eficiente;
• não perde prazos: a empresa acompanha tudo em tempo real;
• sincronização de informações no eSocial: evita retrabalhos com dados duplicados, documentos divergentes, entre outros.

Como vimos, a empresa só tem a ganhar com a admissão digital. Além do RH e do novo colaborador, os demais setores também são impactados positivamente, pois, uma vez que os processos do RH estão otimizados, sobra muito mais tempo para investir na parte mais importante de uma empresa: as pessoas. 

Gostou deste artigo? Então, confira como a carteira de trabalho digital permite mais transparência na relação entre empregados e empregadores.