7 vantagens para aderir a admissão digital

Saiba quais são as vantagens que a admissão digital traz para a sua empresa e como ela pode ajudar no aumento da produtividade do seu RH.

Você já parou para pensar quanto tempo é gasto com o preenchimento de formulários, conferência de dados e arquivamento de documentos dos novos colaboradores para o processo de admissão? Provavelmente, é gasto um bom e precioso tempo com esse processo analógico e burocrático.
Se a sua vontade é agilizar o processo admissional e torná-lo digital, seus problemas acabaram! Vamos apresentar como aumentar a produtividade do seu RH, melhorando as práticas do processo de admissão na sua empresa com a admissão digital. Confira!

Admissão tradicional x Admissão digital

O processo de admissão é parte da rotina diária do setor de Recursos Humanos, porém, na forma analógica, o modelo mais usado até então, é visto como um processo burocrático e cansativo, que muitas vezes torna a contratação longa.
A admissão digital surgiu para otimizar esse processo. O modelo, é uma das evoluções tecnológicas que a transformação digital está fazendo no RH, colocando o setor em um novo patamar, o da excelência da otimização de tempo.
Com a admissão digital é possível agilizar o processo de entrega dos documentos, eliminar a papelada da contratação e ainda proporcionar uma melhor experiência, tanto para os novos colaboradores, quanto para o próprio RH. Em relação ao modelo tradicional, a admissão digital tem os seguintes diferenciais:

• O novo colaborador é o protagonista da história, ele próprio preenche a sua ficha cadastral;
• Os documentos são anexados e enviados todos pelo smartphone, tablet ou computador, evitando os arquivos e fichários físicos;
• O setor de RH faz todo o monitoramento online do processo de entrega dos documentos;
• Os documentos são digitalizados e arquivados de forma prática, rápida e segura;
• Os dados são conferidos simultaneamente pelo governo, garantindo a integridade das informações.

E sabe como isso tudo pode aumentar a produtividade do seu RH? Com uma gestão mais eficiente, através de uma contratação mais prática, ágil e simples.

Vantagens da admissão digital

Agora que você já sabe o que o que é admissão digital e quais são os diferenciais dela em relação à admissão tradicional, deve ter notado que há muitas vantagens em adotar esse modelo para aumentar a produtividade do time de RH e também proporcionar a transformação digital na sua empresa.
Abaixo reunimos mais detalhes em 7 vantagens de como essa prática é um ótimo investimento e traz muitos resultados. Aderindo ao processo de admissão digital, a sua empresa tem:

1. Processos mais ágeis

Sem dúvidas, os processos que utilizam a tecnologia sempre serão bem mais rápidos do que os que utilizam os meios tradicionais. Então, não é só das estratégias do RH que estamos falando, mas sim do valor que as contratações mais rápidas geram, tanto para a busca de profissionais mais qualificados no mercado, quanto para a empresa se tornar mais competitiva, pois processos lentos tendem a desmotivar os profissionais e estimular a concorrência. A empresa se torna mais competitiva quando é mais rápida em suas práticas.

2. Mais facilidade na gestão dos documentos

O processo de admissão digital elimina o trabalho do profissional de RH em ter que encontrar os documentos em arquivos físicos. Basta alguns cliques e uma busca no sistema para que as informações sejam encontradas de forma rápida e simples.
Além disso, a digitalização dos documentos traz inúmeros outros benefícios, como a agilidade nos processos e uma gestão mais eficiente e segura. Dessa forma é possível economizar tempo, compartilhar informações de forma imediata com outras pessoas de diversos lugares, aumentar a produtividade e reduzir os custos.

3. Profissionais de RH com mais tempo para ações estratégicas

Todas as vantagens do processo de admissão digital levam para a uma mesma confirmação: a economia de tempo dos profissionais de RH. Essa economia gera mais produtividade e permite que o profissional possa atuar de uma forma mais estratégica, nos assuntos relacionados à valorização das pessoas. De acordo com a pesquisa Tendências globais de capital humano 2019, divulgada pela Deloitte, 84% dos entrevistados, em um cenário de transformação digital, dizem que precisam rever suas experiências de trabalho com o intuito de melhorar a produtividade.

4. Experiência inovadora nas contratações

Sabe aquela velha frase que a primeira impressão é a que fica, pois bem, sabemos que o primeiro contato do novo colaborador é com o setor de Recursos Humanos, então é importante que nesse momento o novo profissional já fique com uma boa imagem da empresa, mesmo antes do seu primeiro dia de trabalho.
Com uma proposta inovadora como a admissão digital, é possível surpreender os novos colaboradores, proporcionar uma boa experiência e motivá-los para o novo trabalho. Além disso, assim como para a empresa que há uma redução de custos, o novo profissional também elimina as cópias de documentos e os deslocamentos desnecessários para a retirada de dúvidas, pois fará tudo de forma online.

5. Redução nos desperdícios com papel

A transformação digital traz com ela um dos maiores benefícios: a diminuição do uso de papel. Pensa na sua mesa sem aquela papelada diária de documentos para a conferência ou aquele arquivo de metal cheio de fichas cadastrais que tomam muito espaço físico e tempo na procura por documentos.
Além disso, também temos a questão do custo com materiais de escritório, que é reduzido ao migrar para um ambiente digital. Outro fator é o da sustentabilidade, pois empresas que pensam nos impactos ambientais agregam mais valor à sua marca.

6. Tecnologia para diminuir as atividades operacionais

Levando em consideração que a área de Recursos Humanos tem grandes atribuições burocráticas e que o maior tempo gasto pela área é com atividades operacionais, fica bem claro que um RH estratégico é muito mais importante e também o que mais gera valor financeiro para a empresa. Portanto, o tempo economizado na operação, pode ser gasto no que realmente importa: as ações estratégicas de RH. Mas como economizar tempo?
É aí que a tecnologia entra, ao adquirir um sistema para automatizar o processo de admissão digital, além de aumentar a produtividade do seu RH, a empresa também tem uma gestão mais segura e eficiente dos dados.

Que tal aderir a tecnologia e contar com um software para automatizar o processo de admissão, sua empresa não vai querer ficar para trás, não é mesmo?

7. Redução nos riscos trabalhistas

Antes de falarmos sobre a redução dos riscos trabalhistas, imaginamos que você deve estar se perguntando, ok já sabemos que a admissão digital aumenta nossa produtividade, pois agiliza o processo de contratação e diminui o tempo com as atividades operacionais, mas afinal, documentos digitalizados e/ou nato digitais tem viabilidade jurídica? O processo de admissão pode ser feito por uma ferramenta web?
Sim, os documentos digitalizados são válidos judicialmente. A nossa resposta está baseada na lei Nº 12.682 que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, criada em 2012, que diz:

Art. 1 A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Portanto, os documentos digitalizados ou nato digitais são válidos para o fechamento da contração e reduzem os riscos trabalhistas da seguinte forma:

• Menos falhas humanas, a empresa diminui os riscos de preencher informações erradas;
• Melhor organização e controle da documentação, tudo em único lugar com uma gestão de documentos mais eficiente;
• A empresa não perde prazos, pois acompanha tudo em tempo real;
• Garante a sincronização de informações no eSocial e evita retrabalhos com dados duplicados, documentos divergentes, entre outros.

Além de todas as vantagens acima e finalizando este artigo, não podemos deixar de destacar que a admissão digital é uma inovação tecnológica para a área de Recursos Humanos e também para toda a empresa e o quanto que uma ferramenta para otimizar esse processo traz ganhos, tanto para o aumento de produtividade do setor, quanto para a melhoria nas experiências da marca empregadora.

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