6 dicas para escolher uma ferramenta de admissão digital

Automatizar operações já faz parte da maioria das empresas que estão atentas às necessidades e mudanças do mercado. Com a implementação do trabalho remoto, imposto pela pandemia do novo Covid-19, muitas empresas precisaram acelerar essa movimentação e escolher uma ferramenta de admissão digital.

Migrar os sistemas para nuvem, descentralizar a gestão, ter acesso mobile e definir os melhores canais de comunicação são algumas das ações a serem executadas para manter a rotina de trabalho.

No RH isso não seria diferente. Um dos processos que mais requer a presencialidade dos colaboradores é a admissão. Assinar, entregar e conferir documentos são etapas que costumam exigir a presença no escritório, o que trouxe o seguinte desafio: como realizar essas atividades no trabalho remoto, de forma segura e eficaz?

Admissão digital

Para tornar seu RH mais estratégico e produtivo, muitos gestores adotaram a admissão digital, que nada mais é do que a realização das etapas de admissão de um novo colaborador através da digitalização de todos os documentos, eliminando toda a papelada e burocracia com o auxílio da tecnologia. 

Mais do que manter esses processos funcionando durante o home office, a contratação online apresenta tantos benefícios que tornou-se raro as empresas que optaram por manter uma rotina analógica, burocrática e cheia de papéis.

Entretanto, para que a admissão seja feita da melhor forma possível é preciso que a ferramenta escolhida entregue todas as funcionalidades que a sua rotina exige. Para te ajudar nessa escolha, separamos algumas características importantes a serem observadas na hora de tomar a decisão de qual ferramenta usar no seu RH. Boa leitura! 

1. Identifique suas necessidades

Antes de buscar no mercado algum aplicativo ou software, é preciso compreender quais as demandas do seu departamento pessoal e de recursos humanos. Entender as principais dificuldades da sua rotina ajudará a identificar qual produto solucionará suas dores. 

Existem ferramentas para os mais diversos tipos e tamanhos de negócio, por isso é importante observar o tamanho da sua empresa, saber a média de admissões, número de colaboradores e orçamento disponível. 

2. Adequação a LGPD 

Estar atento às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é algo que deve ser implementado em todos os setores da empresa, tanto com os dados dos clientes quanto com as informações sobre os colaboradores. A admissão lida justamente com documentos e dados delicados, que precisam ser armazenados de forma adequada para que a empresa não sofra sanções. 

Escolher uma plataforma que esteja 100% adequada a LGPD facilita a rotina do analista de recursos humanos, além de garantir maior segurança para a empresa.

3. Assinatura Eletrônica

Uma das principais vantagens da admissão online é a digitalização dos documentos, que economiza tempo, dinheiro, diminui a chance de erros e elimina burocracias desnecessárias. Mas sem a assinatura digital, o seu novo colaborador ainda precisará se deslocar até o escritório para finalizar o processo. 

Para garantir uma experiência completa, esteja atento se o software escolhido conta com a função de assinatura digital. 

4. Customização

Nenhum negócio é igual, cada empresa possui suas particularidades e distintas exigências. Isso torna essencial que a ferramenta escolhida permita incluir e customizar campos. 

Esse tipo de atributo fará muita diferença na rotina do analista de RH, que poderá adicionar as informações que são necessárias para a conclusão do cadastro e que talvez não estivessem de forma nativa no programa.

5. Integração das informações ao eSocial

O momento de qualificação ao eSocial é uma daquelas etapas em que um pequeno erro de digitação do analista pode gerar muita dor de cabeça e retrabalho. 

Ninguém melhor que o novo colaborador para verificar e qualificar suas informações no sistema. Além de diminuir o risco de erros, a integração do software com o eSocial também agiliza essa etapa, tornando menor o tempo de contratação.

6. Integração com outros sistemas

A digitalização do RH envolve outras atividades, como o recrutamento, seleção, controle da folha de pagamento, gestão de ponto, etc. Para que nenhuma informação se perca, verifique se a ferramenta de admissão digital contratada possui APIs de integração.

Esse é mais um daqueles detalhes que farão muita diferença, não apenas para o analista de recursos humanos como para a equipe de TI. 

Conclusão

A admissão de novos colaboradores é uma das atividades mais complexas para o RH. São muitas cópias de documentos, papéis para serem entregues, preenchidos, e checados. 

Há muitas informações que precisam ser cadastradas, esse processo cria brechas para falhas e esquecimento de algum documento, o que gera retrabalho e atrasa a contratação.

Ao automatizar o RH, a admissão online ajuda a eliminar erros e otimizar a rotina, garantindo mais tempo e eficiência para o analista focar em outras atividades. 

Como vimos ao longo do texto, existem alguns fatores a serem considerados na hora de contratar uma ferramenta de admissão digital. 

Agora que você já conhece quais as necessidades da sua empresa, que tal conhecer algumas funcionalidades da nossa solução? 
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