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6 dicas para escolher uma ferramenta de admissão digital

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Automatizar operações já faz parte da maioria das empresas que estão atentas às necessidades e mudanças do mercado. Com a implementação do trabalho remoto, imposto pela pandemia do novo Covid-19, muitas empresas precisaram acelerar essa movimentação.

Migrar os sistemas para nuvem, descentralizar a gestão, ter acesso mobile e definir os melhores canais de comunicação são algumas das ações a serem executadas para manter a rotina de trabalho.

No RH isso não seria diferente. Um dos processos que mais requer a presencialidade dos colaboradores é a admissão. Assinar, entregar e conferir documentos são etapas que costumam exigir a presença no escritório, o que trouxe o seguinte desafio: como realizar essas atividades no trabalho remoto, de forma segura e eficaz?

Admissão digital

Para tornar seu RH mais estratégico e produtivo, muitos gestores adotaram a admissão digital, que nada mais é do que a realização das etapas de admissão de um novo colaborador através da digitalização de todos os documentos, eliminando toda a papelada e burocracia com o auxílio da tecnologia. 

Mais do que manter esses processos funcionando durante o home office, a contratação online apresenta tantos benefícios que tornou-se raro as empresas que optaram por manter uma rotina analógica, burocrática e cheia de papéis.

Entretanto, para que a admissão seja feita da melhor forma possível é preciso que a ferramenta escolhida entregue todas as funcionalidades que a sua rotina exige. Para te ajudar nessa escolha, separamos algumas características importantes a serem observadas na hora de tomar a decisão de qual ferramenta usar no seu RH. Boa leitura! 

1. Identifique suas necessidades

Antes de buscar no mercado algum aplicativo ou software, é preciso compreender quais as demandas do seu departamento pessoal e de recursos humanos. Entender as principais dificuldades da sua rotina ajudará a identificar qual produto solucionará suas dores. 

Existem ferramentas para os mais diversos tipos e tamanhos de negócio, por isso é importante observar o tamanho da sua empresa, saber a média de admissões, número de colaboradores e orçamento disponível. 

2. Adequação a LGPD 

Estar atento às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é algo que deve ser implementado em todos os setores da empresa, tanto com os dados dos clientes quanto com as informações sobre os colaboradores. A admissão lida justamente com documentos e dados delicados, que precisam ser armazenados de forma adequada para que a empresa não sofra sanções. 

Escolher uma plataforma que esteja 100% adequada a LGPD facilita a rotina do analista de recursos humanos, além de garantir maior segurança para a empresa.

3. Assinatura Eletrônica

Uma das principais vantagens da admissão online é a digitalização dos documentos, que economiza tempo, dinheiro, diminui a chance de erros e elimina burocracias desnecessárias. Mas sem a assinatura digital, o seu novo colaborador ainda precisará se deslocar até o escritório para finalizar o processo. 

Para garantir uma experiência completa, esteja atento se o software escolhido conta com a função de assinatura digital. 

4. Customização

Nenhum negócio é igual, cada empresa possui suas particularidades e distintas exigências. Isso torna essencial que a ferramenta escolhida permita incluir e customizar campos. 

Esse tipo de atributo fará muita diferença na rotina do analista de RH, que poderá adicionar as informações que são necessárias para a conclusão do cadastro e que talvez não estivessem de forma nativa no programa.

5. Integração das informações ao eSocial

O momento de qualificação ao eSocial é uma daquelas etapas em que um pequeno erro de digitação do analista pode gerar muita dor de cabeça e retrabalho. 

Ninguém melhor que o novo colaborador para verificar e qualificar suas informações no sistema. Além de diminuir o risco de erros, a integração do software com o eSocial também agiliza essa etapa, tornando menor o tempo de contratação.

6. Integração com outros sistemas

A digitalização do RH envolve outras atividades, como o recrutamento, seleção, controle da folha de pagamento, gestão de ponto, etc. Para que nenhuma informação se perca, verifique se a ferramenta de admissão digital contratada possui APIs de integração.

Esse é mais um daqueles detalhes que farão muita diferença, não apenas para o analista de recursos humanos como para a equipe de TI. 

Conclusão

A admissão de novos colaboradores é uma das atividades mais complexas para o RH. São muitas cópias de documentos, papéis para serem entregues, preenchidos, e checados. 

Há muitas informações que precisam ser cadastradas, esse processo cria brechas para falhas e esquecimento de algum documento, o que gera retrabalho e atrasa a contratação.

Ao automatizar o RH, a admissão online ajuda a eliminar erros e otimizar a rotina, garantindo mais tempo e eficiência para o analista focar em outras atividades. 

Como vimos ao longo do texto, existem alguns fatores a serem considerados na hora de contratar um software de admissão digital. 

Agora que você já conhece quais as necessidades da sua empresa, que tal conhecer algumas funcionalidades da nossa solução? 
Converse com um dos nossos consultores e descubra como a Colabbe pode tornar a sua rotina mais simples.

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